CHƯƠNG 5. PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN

Chương này bao gồm những kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả với phần mềm trình chiếu như Microsoft PowerPoint và sử dụng các tính năng đơn giản để tạo hay chỉnh sửa những bài trình chiếu cụ thể. Chủ đề trong những bài học bao gồm khả năng sáng tạo và chỉnh sửa các bản trình chiếu, tạo các mẫu trình chiếu khác nhau và xác định cách hiệu quả nhất để sử dụng chương trình trình chiếu giao tiếp với người khác.

5.1. Giới thiệu về phần mềm trình diễn

5.2. Phần mềm trình diễn Microsoft PowerPoint

5.2.1. Giới thiệu

a) Làm quen với giao diện mới, Ribbon

Những phần thay đổi dễ nhận thấy nhất là khu vực phía trên của cửa sổ

PowerPoint. Thay vì những menu và toolbar như trước

đây thì người dùng PowerPoint 2007 sẽ thấy cách sắp xếp khoa học hơn với những lệnh liên quan được đưa vào một nhóm. Dãy lệnh trên cửa sổ PowerPoint 2007 được gọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm điều khiển cho việc tạo ra các bài thuyết trình. Nếu tìm hiểu chi tiết về cách thiết kế cũng như cấu trúc của Ribbon, bạn sẽ thấy nó rất thuận tiện cho việc sử dụng.

Ribbon bao gồm một số tab với chức năng cụ thể như sau:

Insert: Đây là nơi bạn có thể thêm vào trên slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn text, âm thanh, header và footer

Design: là nơi làm cho slide có hình thức đẹp hơn bao gồm cách thiết kế thông tin nền, font chữ và cách sắp xếp màu sắc.

Animations: Đây là tab tạo nên sinh khí cho bài thuyết trình. Bạn có thể dễ dàng sử dụng nhiều hiệu ứng trên tab này.

Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình thì chắc chắn rằng bạn phải sử dụng tab này. Ngoài ra nó còn chức năng thu lại bài tường thuật trong suốt bài thuyết trình, bên cạnh chức năng chuẩn bị bài thuyết trình.

Review: Với tab này bạn có thể kiểm tra chính tả đảm bảo an toàn cho bài thuyết

trình.

View: Với Tab này bạn có thể xem lại bài thuyết trình và sắp xếp lại bài thuyết trình trên cửa sổ.

b) Tìm hiểu về thư viện (Gallery)

Một số hiệu ứng chuyển tiếp giữa các Slide (Slide Transition) trên Ribbon.

- Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More.

- Toàn bộ thư viện Slide

Transition được thể hiện trên màn hình, rê chuột vào các Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho bài thuyết trình của mình.

c) Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon

Khi bạn không thấy một chức năng trong nhóm như nhóm Font như hình trên, thì hãy click vào mũi tên ở góc dưới của nhóm.

- Một hộp thoại xuất hiện với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn.

Thông thường có nhiều lệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có giới hạn trên Ribbon, nên chỉ có những lệnh thường sử dụng nhất mới hiện trên màn hình, còn trong trường hợp không thấy bạn nên click vào các mũi tên trê Ribbon để tìm thêm những lệnh cần thiết.

d) Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình

- Nút view giống như phiên bản trước đây, nhưng chúng bị thay đổi vị trí trên cửa sổ.

- Kéo thanh Zoom để phóng to thu nhỏ slide bài thuyết trình hoặc click nút cộng hoặc trừ có có tính năng phóng to hoặc thu nhỏ slide.

- Nhấn vào nút trong hình trên để chọn góc nhìn phù hợp.

5.2.2. Một số thao tác cơ bản

a) Tạo file mới

Để tạo một tập tin PowerPoint mới, nhấn vào nút office ở góc trên và chọn "New" hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + N.

Sau khi chọn "New", chương trình sẽ hiện ra giao diện cho phép chọn mẫu (template) của slide sẽ tạo.

Trong lúc chọn "mẫu" cho tập tin PowerPoint, ta có thể xem trước mẫu ở phần số 3 trong hình 2.

b) Lưu tập tin

Có thể lưu tập tin PowerPoint bằng nhiều cách:

- Nhấn vào biểu tượng lưu tập tin ở góc trên bên trái của sổ Microsoft PowerPoint.

- Nhấn vào nút office, chọn "Save" nếu muốn lưu tập tin hiện tại hoặc chọn "Save As" nếu muốn lưu thành một tập tin hoàn toàn mới.

- Ngoài ra, ta còn có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S để lưu tập tin(Save) hoặc phím F12 để lưu thành một tập tin mới (Save As).

Nếu lưu tập tin lần đầu tiên hoặc chọn lưu tập tin mới thì sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn đường dẫn lưu tập tin. Lúc này ta chọn đường dẫn để lưu tập tin PowerPoint, định dạng của tập tin (PowerPoint 2003, PowerPoint 2007, PDF,...).

c) Mở tập tin

Để mở một tập tin Microsoft PowerPoint, ta nhấn vào nút office và chọn "Open" hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Sau đó, chương trình sẽ hiện hộp thoại cho phép chọn tập tin cần mở.

5.3. Các thao tác với một slide

Tìm hiểu bằng cách nào để thêm những slides mới, chọn một layout cho slide và sau đó thêm nội dung vào. Bạn cũng có thể sử dụng lại các slide từ bài thuyết trình khác và cuối cùng tìm hiểu bằng cách nào để chuẩn bị những ghi chú cho bài thuyết trình.

a) Tìm hiểu về workspace (không gian làm việc)

Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi bạn mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy Normal View của bài thuyết trình. Bạn làm việc ở đây để tạo ra các slide, có ba khu vực chính của Normal View:

- Slide pane là khu vực lớn ở giữa, bạn sẽ làm việc chủ yếu tại đây.

Trên slide, những hộp được tạo thành bởi những chấm đứt quãng được gọi là placeholders. Chính nơi này bạn nhập dữ liệu, hình ảnh, biểu đồ và những thứ khác như file âm thanh, video clip.

- Những hộp nhỏ phía bên trái gọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide và bạn có thể chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ của các slide) ở đây để tìm và di chuyển tới các slide khác.

- Khu vực phía bên dưới là notes pane, nơi bạn có thể nhập những ghi chú khi cần thiết.

b) Thêm slide mới vào bài thuyết trình

Khi mở

PowerPoint ra chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab,

như hình trên. Có hai cách để sử dụng nút này.

- Nếu bạn click phần trên của nút này, một slide mới sẽ xuất hiện ngay lập tức, bên dưới tab Slide, slide đó cũng xuất hiện.

- Nếu bạn click phần dưới của nút này, bạn sẽ có một thư viện layouts cho slide để bạn có thể chọn lựa để thêm vào bài thuyết trình.

c) Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide

Slide tiêu đề (Title Slide) trong hình trên có thể tìm kiếm trong Layouts Gallery. Thường trong

Slide tiêu đề sẽ ghi tên bài thuyết trình và các thông tin liên quan như tác giả,...

- Layout của Slide tiêu đề (Title Slide) bao gồm điểm

định sẵn (placeholder) cho tiêu đề chính và tiêu đề phụ.

- Layout bạn sẽ sử dụng cho hầu hết các slide khác được gọi là Title and Content (tiêu đề và nội dung), bạn có thể thấy trong Layouts Gallery.

- Trên layout của các slide này có một placeholder cho tiêu đề và một placeholder cho việc nhập nội dung văn bản (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ (chart),…

d) Nhập nội dung văn bản vào slide

Bạn có thể sử dụng nhiều cấp khác nhau để thể hiện các nội dung chính và các nội dung phụ tương ứng.

- Trên

Ribbon, sử dụng lệnh trong nhóm Font để có thể thay đổi cách định dạng cho các ký tự, màu sắc và kích cỡ chữ.

- Sử dụng lệnh trong nhóm Paragraph để thay đổi định dạng các đoạn text như định dạng danh sách, xuống dòng.

e) Định dạng văn bản: font chữ, màu chữ,…

Tại phần "Font" này, ta có thể định dạng kiểu chữ (Font name), cỡ chữ (Font size), in đậm (Bold), in nghiêng (Italic) hay gạch dưới văn bản (Underline), tạo bóng (Shallow), khoảng cách giữa các kí tự (Character Spacing), màu chữ (Font color) hay kiểu thể hiện của văn bản (Font case) như in hoa (UPPERCASE), in hoa ký tự bắt đầu (Sentence case), in thường (lowercase),...

(a) Định dạng kiểu chữ

(b) Định dạng kiểu thể hiện của chữ

f) Chèn slide từ một bài thuyết trình khác

Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác, cách làm như sau:

Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, Nếu bạn muốn chèn một slide mới thì chọn layout cho nó trước.

- Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.

- Trong Reuse Slides, dưới Insert slide from, chọn Browse để tìm bài thuyết trình có những slide bạn muốn chèn và sau đó nhấp vào mũi tên để mở những slide này.

- Khi đã có những slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên dưới cửa sổ. Nếu bạn muốn giữ nguyên slide thì trước khi chèn bạn cần chọn Keep source formatting. Nếu không chọn thì nó có định dạng giống như slide bạn đang làm việc.

- Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn đang làm.

g) Tạo ra những ghi chú cho người thuyết trình (speaker notes)

Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn có thể nhập những ghi chú trong ô Notes phía bên dưới slide.

- Bạn có thể

nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc bằng cách kéo thanh chia tách (Split bar).

- Những ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ trong một trang ghi chú bao gồm bản sao của slide với những ghi chú.

h) Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes)

Mỗi bài thuyết trình có một chủ đề. Chủ đề xác định phong cách và màu sắc cho slide của bạn. Trên hình là ba kiểu slide có cùng một nội dung, nhưng với ba

chủ đề khác nhau. Một chủ đề bao gồm:

- Thiết kế nền

- Màu sắc

- Kiểu và kích cỡ font chữ

- Vị trí các Placeholder (điểm định sẵn)

Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền và những yếu tố khác như bảng biểu và biểu đồ.

i) Chọn một theme cho slide của bạn

Mỗi bài thuyết trình mới bắt đầu với một chủ đề mặc định mà nó được gọi là Office Theme (chủ đề văn phòng).

Cách chọn một chủ

đề bằng cách nhấn vào tab Design và tìm một chủ đề cho bài thuyết trình của mình.

- Chủ đề mẫu bạn thấy sẽ nằm trong nhóm Themes.

- Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải của nhóm Themes.

- Khi chỉ con trỏ vào bất cứ chủ đề mẫu nào, bạn sẽ thấy nó hiện chủ đề đó lên

slide

j) Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác

Chọn biểu tượng Clip Art trong placeholder.

- Một cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa trong hộp Search for với

những chủ đề gợi ý phân loại, sau đó nhấn Go.

- Những đoạn clip xuất hiện phù hợp theo yêu cầu của từ khóa. Chọn một cái để chèn vào trong slide.

Hình ảnh sẽ tự động có kích thước và vị trí trong placeholder. Bạn cũng có thể chèn bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video và SmartArt graphics bằng cách này. Nên lưu ý rằng bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết khi chèn vào slide.

k) Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert

Có một cách khác để chèn những thành phần khác vào slide bằng cách sử dụng tab Insert trên Ribbon. Tất cả mọi thứ bạn có thể chèn từ đây.

- Text boxes rất thuận tiện

khi bạn muốn thêm đoạn text nơi nào đó và cần chú thích cho nó. Trước hết chọn Text Box trên tab Insert.

- Và sau đó vẽ một hộp trên slide và nhập nội dung.

Chỉnh sửa slide

Khi chèn một hình ảnh vào rồi và bạn muốn điều chỉnh nó như chỉnh sửa kích thước, cắt bớt, chỉnh màu sắc, Sử dụng Picture Tools để làm việc này. Nó có sẵn khi bạn chọn hình ảnh.

- Chọn hình ảnh.

- Picture Tools xuất hiện trên Ribbon. Sử dụng lựa chọn trên tab Format để chỉnh sửa hình ảnh.

Sắp xếp nội dung slide

Khi bạn đã có nội dung cần thiết cho slide và bạn chỉ muốn sắp xếp chúng ngăn nắp hơn để làm cho bài thuyết trình ấn tượng hơn. Bạn có thể sử dụng lệnh Arrange để điều chỉnh các yếu tố.

- Để sắp xếp thẳng hàng ghi chú với hình ảnh thì chọn placeholder của cả hai bằng cách nhấn Ctrl rồi chọn từng cái.

- Tìm nhóm Arrange trên tab Format, trong Picture Tools.

- Chọn nút Align và sau đó chọn and then click Align Left.

Lệnh Arrange có sẵn trên nhóm Drawing, tab Home.

5.4. Chèn các đối tượng vào slide

5.4.1. Chèn các đối tượng từ một thanh công cụ vẽ

Sau khi tạo xong 1 slide, ta có thể thêm một số loại đối tượng vào trong slide để hỗ trợ quá trình trình bày như: văn bản (textbox), các đối tượng đồ họa (Shape), hình ảnh (Image), phim (video), âm thanh (Audio),...

Để thêm các đối tượng vào slide, ta sử dụng ribbon "Insert".

a) Textbox

Textbox là đối tượng chứa các đoạn chữ trong slide. Để thêm textbox vào trong slide, ta nhấn vào biểu tượng textbox trên ribbon. Sau đó, chọn vị trí đặt textbox trên slide.

(a) Chọn textbox trên ribbon

(b) Chọn vị trí đặt textbox

b) Bảng(Table)

Để thêm 1 bảng vào trong slide, ta nhấn vào nút "Table" trên ribbon Insert. Sau đó, cần chọn số dòng và số cột của bảng cần tạo.

Bảng được thêm vào slide sẽ không thể sử dụng được công thức tính toán như bảng tính excel. Vì vậy, để thêm bảng tính excel vào trong slide, ta nhấn vào nút "Excel Spreadsheet".

Sau khi đã tạo được bảng vào trong slide, chương trình sẽ tự động chuyển sang ribbon "Design" để chỉnh sửa lại giao diện, màu sắc,... cho bảng.

(a) Chọn kiểu đường viền

(b) Chọn mẫu chữ trong bảng

Có thể chọn các kiểu thể hiện mẫu ở phần "table styles". Bên cạnh đó, ta còn có thể chỉnh sửa lại màu sắc cho bảng, đường bao quanh bảng (độ dày, màu sắc, kiểu vẽ), màu chữ,...

(d) Một bảng hoàn chỉnh

c) Shape

Để vẽ 1 số đối tượng đồ họa như: hình vuông, tam giác, mũi tên, hình khối,... ta nhấp vào nút "Shapes" trên ribbon "Insert". Sau đó, ta chọn đối tượng cần thêm vào slide và vẽ ô vuông chứa đối tượng đó trong slide.

(a) Chọn đối tượng đồ họa

(b) Vẽ đối tượng đó trên slide

Sau khi vẽ đối tượng đồ họa vào slide, ta có thể sử dụng ribbon "Format"(chỉ xuất hiện sau khi chọn vào 1 đối tượng đồ họa) để chỉnh sửa lại thể hiện cho đối tượng như: màu sắc bên trong, màu đường viền, độ rộng đường viền,... Có thể xem các mẫu có sẵn bằng cách nhấn vào mũi tên bên dưới ở mục "Shape Styles".

(a) Ribbon "Format" cho các đối tượng đồ họa

(b) Chọn mẫu thể hiện

5.4.2. Chèn một bức tranh từ ngoài vào slide

Vào tab Insert chọn biểu tượng Picture, cửa sổ Insert Picture xuất hiện chọn hình cần chèn và nhấn Insert. Bạn cũng có thể chỉnh sửa kích thước ảnh và di chuyển hình như hướng dẫn trên.

5.4.3. Chèn thêm một slide từ một file trình diễn khác

Bạn có thể sử dụng những slide từ bài thuyết trình khác, cách làm như sau:

- Trên tab Home, click mũi tên trên New Slide, Nếu bạn muốn chèn một slide mới thì chọn layout cho nó trước.

- Phía dưới layout gallery, chọn Reuse Slides.

- Chọn slide bạn muốn chèn. Các slide sẽ được copy sang bài thuyết trình mà bạn đang làm.

5.4.4. Chèn đồ thị vào slide

Thêm các biểu đồ vào trong slide bằng nút "Chart" trong ribbon "Insert".

Sau khi nhấn vào nút "Chart", chương trình sẽ hiển thị màn hình cho phép chọn loại biểu đồ muốn thêm vào slide.

Sau khi chọn 1 loại biểu đồ và nhấn OK, chương trình sẽ mở thêm cửa sổ Excel chứa dữ liệu để vẽ biểu đồ. Tùy mỗi loại biểu đồ mà dữ liệu thể hiện sẽ khác nhau.

(a) Giao diện PowerPoint chứa biểu đồ

cột

(b) Giao diện Excel được mở song song

chứa dữ liệu của biểu đồ

5.4.5. Chèn file âm thanh hoặc video vào slide

a) Chèn âm thanh

Với tính năng thêm các file âm thanh, audio vào các Slide trong PowerPoint sẽ giúp bài thuyết trình, bài giảng của bạn thêm phần thu hút người nghe. Bài viết sau Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn đến các bạn thủ thuật này.

Bước 1: Bạn kích chuột vào tab Insert, chọn mũi tên nhỏ phía dưới biểu tượng

Movie, chọn Movie from File…trong phần danh sách tùy chọn.

Bước 2: Tìm và chọn video mong muốn, sau đó chỉ việc nhấn Insert để hoàn thành.

b) Chèn đoạn phim

Thông thường một bài trình chiếu PowerPoint chỉ gồm chữ và hình ảnh. Tuy nhiên, để thêm phần sôi động và thuyết phục thì mỗi bài thuyết trình không thể thiếu những Video minh họa.

Bước 1: Bạn kích chuột vào tab Insert, chọn mũi tên nhỏ phía dưới biểu tượng

Movie, chọn Movie from File…trong phần danh sách tùy chọn.

Bước 2: Tìm và chọn video mong muốn, sau đó chỉ việc nhấn Insert để hoàn thành.

5.5. Đặt các hiệu ứng cho đối tượng

Công cụ Microsoft Office PowerPoint cung cấp rất nhiều các dạng hiệu ứng để làm cho phần trình bày thêm ấn tượng. Các hiệu ứng này bao gồm hiệu ứng của các nội dung trong slide và hiệu ứng chuyển slide. Để sử dụng hiệu ứng trong slide, ta vào ribbon "Animations".

5.5.1. Hiệu ứng các nội dung trong slide

Sau khi vào ribbon "Animations", ta chọn "Custom Animation" để hiện ra cửa sổ cho phép chỉnh hiệu ứng trong slide dễ dàng hơn.

Để thêm hiệu ứng cho một đối tượng, chọn đối tượng đó, sau đó chọn "Add Effect". Có 4 loại hiệu ứng:

- Hiệu ứng xuất hiện (Entrance): tạo hiệu ứng cho phép đối tượng từ từ hiện ra trên slide.

Hiệu ứng làm nổi bật (Emphasis): tạo hiệu ứng làm nổi bật đối tượng như phóng lớn, đổi màu, thu nhỏ,...

- Hiệu ứng biến mất (Exit): tạo hiệu ứng giúp đối tượng dần dần biến mất khỏi slide lúc trình chiếu.

- Hiệu ứng di chuyển (Motion Paths): tạo một đường kẻ cho phép đối tượng di chuyển theo đường kẻ đó khi trình chiếu.

Ngoài ra, ta có thể chọn "More Effects..." để xem tất cả các loại hiệu ứng cũng như xem trước tác dụng của hiệu ứng.

Sau khi thêm animation, cửa sổ "Custom Animation" sẽ chứa danh sách cùng thứ tự thực hiện các hiệu ứng có trong slide.

5.5.2. Hiệu ứng chuyển slide

Thực hiện hiệu ứng chuyển slide bằng cách sử dụng các nút ở phần "Transition to This Slide" trong ribbon "Animations". Tại mục này, có thể chọn từng loại chuyển đổi khác nhau, hoặc nhấn vào nút mũi tên bên dưới để xem tất cả các hiệu ứng chuyển slide có hỗ trợ.

(a) Chức năng tạo hiệu ứng chuyển slide

(b) Một số kiểu chuyển slide được hỗ trợ

Sau khi chọn hiệu ứng chuyển slide xong, mỗi khi chuyển đến slide hiện hành, hiệu ứng sẽ được thực hiện. Ngoài ra, ta có thể nhấn nút "Apply To All" để áp dụng hiệu ứng chuyển slide này cho tất cả các slide khác.

5.5.3. Footer

Footer là phần nằm bên dưới slide, phần này thường được dùng để mô tả về tác giả, chỉ số slide hiện hành, ngày tháng,...

a) Chỉ số slide (Slide number)

Để thêm chỉ số slide, ta nhấn vào nút "Slide Number" trên ribbon "Insert".

Sau khi nhấn vào nút "Slide Number", chương trình sẽ mở giao diện cho phép chỉnh sửa footer của slide. Tại đây, có thể chọn hiển thị chỉ số slide, ngày tháng, và đoạn chuỗi tùy ý,...

b) Date

Để hiển thị ngày tháng hiện hành vào tất cả các slide, ta chọn vào nút "Date and time".

5.6. Tạo liên kết cho các đối tượng

Ngoài các đối tượng trên, PowerPoint còn cho phép thêm vào slide 1 số dạng đối tượng khác dưới dạng chèn nội dung đối tượng đó vào trong slide như tập tin văn bản word, bảng tính excel, pdf,...

Để thêm các loại đối tượng trên vào slide, ta sử dụng nút "Object" trong ribbon "Insert".

Sau khi nhấn vào nút "Object", chương trình sẽ hiện cửa sổ cho phép chọn loại đối tượng cần thêm vào.

slide.

Hình sau thể hiện giao diện sau khi chèn đối tượng bảng tính excel vào trong

(a) Giao diện bảng tính excel trong lúc chỉnh sửa

(b) Giao diện bảng tính excel trong chế độ bình thường

5.7. Chèn các nút sự kiện

Dùng công cụ Shape để vẽ các biểu tượng nút lệnh. Sau đó, nếu muốn liên kết các nút này đến các slide khác thì bạn nhấp chuột phải vào biểu tượng đó và chọn Hyperlink...

Việc còn lại là bạn chon vị trí slide muốn liên kết hay 1 đối tượng khác. Khi bạn trình chiếu, đưa con trỏ chuột vào nút đó thì trỏ chuột sẽ biến thành hình bàn tay, nhấp vào nút lệnh thì màn hình trình chiều sẽ tới slide (hay đối tượng) mà bạn đã chọn liên kết.

5.8. In ấn một bài trình diễn

5.8.1. Định giờ tự động cho bài trình diễn

Thủ thuật này sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong việc quản lý thời gian khi thuyết trình với các slide trong PowerPoint. Bạn sẽ đo được thời gian thuyết trình từng slide rất cụ thể để từ đó đề ra phương án tốt nhất cho buổi trình chiếu của mình.

- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bạn bấm chọn slide đầu tiên.

- Vào menu Slide Show > Rehearse Timings.

Lúc này slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn và đồng thời sẽ xuất hiện thêm thanh công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy ở góc bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian. Khi xong Slide1, để tiếp tục sang Slide2 bạn bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, và cứ tiếp tục thuyết trình thử như vậy cho tới slide cuối cùng.

- Sau khi tới slide cuối, khi bấm chuột vào nút mũi tên, PowerPoint sẽ đưa ra thông báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho các slideshow hay không (đồng thời trên đây cũng có thông báo tổng số thời gian mà bạn đã tự thuyết trình lúc nãy). Bạn hãy chọn Yes để trở về môi trường soạn thảo.

Lúc này bạn sẽ được thông báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình riêng của các slide mà bạn vừa tiến hành.

5.8.2. Tổng duyệt bài trình diễn

a) Kiểm chứng, in ấn và chuẩn bị thuyết trình

Bạn đã biết cách tạo ra các slide cho bài thuyết trình và bạn phải chuẩn bị cho bài thuyết trình trước công ty. Hãy bắt đầu xem lại bài thuyết trình trên máy tính của bạn, kiểm tra chính tả, kiểm tra ghi chú. Sử dụng chế độ xem trước khi in để xem bản in như thế nào và chọn chế độ in ấn cho phù hợp.

Khi mọi thứ đã chuẩn bị, chuyển bài thuyết trình của bạn qua CD hay trên một máy tính nào đó để bạn có thể truy cập cho buổi thuyết trình. Chức năng packaging sẽ giúp bạn làm điều này.

b) Duyệt lại trên máy tính

Khi đã có một bài thuyết trình bạn có thể xem lại nó bất kỳ thời điểm nào bằng chức năng Slide Show view.

- Để mở chức năng Slide Show view, chọn tab Slide Show và chọn lệnh trong nhóm Start Slide Show để bắt đầu slide đầu tiên hay slide hiện tại.

- Chức năng Slide Show view sẽ phủ toàn bộ màn hình máy tính.

- Muốn chuyển từ slide này đến slide khác là sử dụng thanh công cụ Slide Show ở bên trái phía dưới màn hình. Mũi tên chỉ dẫn xuất hiện khi bạn rê con trỏ đến khu vực này. Một cách khác để chuyển từ slide này đến slide khác là bằng cách click con chuột.

- Để thoát khỏi chế độ Slide Show ở bất thời điểm nào thì bạn nhấn phím ESC trên bàn phím, nó sẽ trở về chế độ Normal. Ở chế độ này bạn có thể điều chỉnh những thay đổi cần thiết.

Cách khác để chuyển sang chế độ thuyết trình Slide Show là nhấn phím F5 để bắt đầu từ slide đầu tiên hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + F5 để bắt đầu thuyết trình từ slide hiện tại, hoặc bạn có thể click vào nút Slide Show ở bên phải dưới màn hình.

5.8.3. In ấn các bài trình diễn

a) In ấn tài liệu

Chương trình in của PowerPoint printout ra thường được gọi là handout. Handout có thể có một hay nhiều slide trong một trang, nhiều nhất là 9 slide.

Cách tốt nhất là dùng lệnh Print Preview để chọn kiểu handout trước khi in ấn.

Bắt đầu bằng cách click Print Preview trên nút Microsoft Office.

- Trong Print Preview, chọn mũi tên trong hộp Print What.

- Chọn một kiểu handout trong danh sách.

Chỉ con chuột vào kiểu handout nào, thì kiểu này phóng to cho bạn xem định dạng này. Đối với những định dạng có 3

slide thì có cả phần ghi chú.

b) In ấn ghi chú

Bạn đã in tài liệu cho người tham gia buổi thuyết trình và bạn muốn in ấn thêm ghi chú cho chính mình để thuận

tiện diễn đạt trong khi thuyết trình. Cũng bằng cách chọn Print Preview trên nút

Microsoft Office.

- Để in ghi chú người diễn thuyết, chọn Notes Pages trong hộp Print What.

- Ghi chú của bạn được hiển thị trên màn hình.

c) Thêm nội dung footer trong tài liệu handout và tài liệu notes

Print Preview cũng cho phép bạn thêm hoặc điều chỉnh footer trong tài liệu handout hoặc tài liệu note. Mặc định thì tài liệu in ấn handout và tài liệu note đã có sẵn số trang.

Nếu bạn muốn thay đổi chúng bằng một đoạn text thì làm những bước sau:

- Chọn Options và sau đó nhấn Header and Footer.

- Chọn Footer và sau đó nhập đoạn text bạn muốn thêm vào ví dụ như "Confidential". Nếu bạn muốn thêm ngày giờ thì chọn Date and time và sau đó định dạng ngày giờ trong hộp thoại.

d) Chọn màu sắc để in ấn

Tùy thuộc vào máy in, nên bạn có thể in ấn bài thuyết trình có màu sắc hoặc trắng đen. Sau đây là cách in ấn:

- Dưới Print Preview, chọn Options và chỉ đến

Color/Grayscale, sau đó chọn lựa. Nếu bạn trong máy in đen trắng, thì mặc dù bạn đã chọn màu thì kết quả ra vẫn là màu đen trắng.

Mẫu xem lại của tài liệu in

màu.

- Mẫu xem lại của liệu in ấn màu xám, màu nền là màu trắng.

- Mẫu xem lại của tài liệu in trắng đen.

e) Đóng gói bài thuyết trình

Bạn muốn sao chép một file trực tiếp đến một đĩa CD. Nếu bạn sao chép tài liệu đến một folder thì bạn có thể burn vào CD, bạn cũng có thể copy file đến mạng nội bộ để truy cập từ máy tính của mình. Để đóng gói bài thuyết trình của bạn:

- Click vào nút Microsoft Office

- Chỉ đến Publish và chọn Package for CD.

- Trong hộp thoại mở ra, chọn gói tin sao chép đến một file khác hay sao chép đến CD.

Rated 4.6/5 based on 28 votes

popcash

Tin học - Chương 5: PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN