CHƯƠNG 4. PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ
4.1. Tổng
quan về phần mềm bảng tính
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương
trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính
và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:
-
Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
- Lập bảng biểu báo cáo, tổ
chức danh sách
- Truy cập các nguồn dữ liệu
khác nhau
- Vẽ đồ thị và các sơ đồ
- Tự động hóa các công việc
bằng các macro
-
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân
tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.
Workbook:
Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ
đồ thị) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng
tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với
nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay
chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet:
Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi
là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa
trong workbook. Một Worksheet chứa được
16, 384 cột và 1, 048, 576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65, 536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa
một đồ thị.
Một chart sheet rất hữu ích khi
bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs:
Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái dưới của cửa
sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
-
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng
như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở
trước đó. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước.
-
Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào
các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu chê các nút lệnh ở đây
còn quá ít bạn có thể nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh
truy cập nhanh.
4.2. Các
thao tác đối với bảng tính
4.2.1.
Mở Excel
Thao tác:
Bước 1: Từ
màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái
Bước 2: Di chuyển
chuột lên trên đến chữ All Programs, rồi di chuyển chuột
sang phải chọn Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đến chữ Microsoft
Office Excel 2007 thì dừng lại.
4.2.2. Thoát
khỏi Excel
Thao tác:
Nhấp
chuột vào nút 
ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.
ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.
Hoặc cũng có thể thoát Excel
bằng cách nhấn nút Office à chọn Exit Excel.
4.2.3.
Thanh Sheet tab
Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta
nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể
dùng 
trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đó trong
trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến.
4.3. Dữ
liệu và các thao tác với dữ liệu
4.3.1.
Các kiểu dữ liệu
Kiểu chuỗi: (Text):
Được qui định bắt đầu bởi các
ký tự từ (a…z, A…Z).
Mặc nhiên dữ liệu loại chuỗi được canh bên trái. Nếu
độ dài chuỗi vượt quá độ rộng ô thì nó sẽ tự động hiển thị qua ô kế bên nếu ô
kế bên đó chưa chứa dữ liệu, còn nếu ô kế bên đã có dữ liệu thì phần vượt quá
độ rộng ô sẽ bị che khuất, lúc này ta chỉ việc nới độ rộng ô cho phù hợp.
Trong công thức tính toán dữ liệu
loại chuỗi phải được đặt trong cặp nháy kép "".
Các phép toán
quan hệ và nối chuỗi:
-
Toán tử so sánh: = (dấu bằng), < (nhỏ hơn), >
(lớn hơn), <= (nhỏ hơn hoặc bằng), >= (lớn hơn hoặc bằng), <> (khác nhau).
- Toán tử nối chuỗi: &.
Ví dụ: = "Trung
tâm" & "Tin Học" kết qủa là: "Trung Tâm Tin Học".
= ("Ba" <=
"Bốn") kết quả là TRUE.
Kiểu số:
(Number):
Qui ước dữ liệu phải được bắt đầu bằng các con số từ
0…9 hoặc bằng một trong các ký tự: + (cộng), - (trừ), . (chấm thập phân).
Mặc nhiên dữ liệu loại số được canh bên phải ô. Nếu số
chữ lớn hơn độ rộng của ô thì nó sẽ tự động chuyển sang hiển thị kiểu khoa học
hoặc hiển thị trên ô các ký tự
######, lúc này ta chỉ việc nới độ
rộng ô cho phù hợp.
Khi ta nhập dữ liệu loại số không hợp lệ, Excel tự
động chuyển thành dữ liệu loại chuỗi.
-
Để tăng tốc độ gõ số, đừng để ý đến các dấu phẩy ngăn
cách hàng ngàn (đối với kiểu Pháp, Việt Nam là dấu chấm).
Ví
dụ: như thay vì gõ vào 3, 000 chúng ta chỉ gõ 3000. Sau đó, chọn ô cần
định dạng ® chọn nút Comma Stype ", " trên thanh công cụ.
-
Để nhập một giá trị phần trăm, có hai cách: gõ số, rồi
sử dụng dấu ngăn cách số lẻ (ví dụ 0.5), chọn ô cần định dạng ® chọn nút Percent
Style "%" trên thanh công cụ. Cũng có thể gõ nguyên số kèm theo
dấu phần trăm (ví dụ 50%).
Chú ý: Không nên
nhập vào 50 rồi sử dụng nút Percent
Style, vì khi đó sẽ nhận được kết quả là 5000%.
Các phép toán sau:
- Toán tử số học: +, -, *, /,
^ (luỹ thừa).
- Toán tử logic: Not, and, or.
- Toán tử so sánh: =, <, >, <=, >=, <>.
Dữ liệu kiểu
ngày tháng năm: (Date/Time):
Được qui định nhập theo dạng thức mm/dd/yy (trong đó: mm: tháng, dd: ngày, yy: năm).
Hoặc nếu ta chỉ nhập mm/dd thì Excel tự động lấy năm là năm hiện hành của hệ thống. Hoặc
có thể nhập theo dạng thức 5-Aug (ngày 5 tháng 8). Mặc dù hiển thị theo dạng nào, chúng ta có thể định dạng lại theo kiểu hiển thị chúng ta (dd/mm/yy:
ngày/tháng/năm).
Bằng cách vào Format Cells ® Number/date rồi chọn kiểu ta thích, nếu không có thì ta chọn Customize và
nhập vào kiểu ta thích.
Ví dụ: Ta nhập dd/mm/yy vào hộp
Type.
 |
Excel lưu trữ ngày tháng như là một số tuần tự và Excel qui định ngày đầu
tiên của thế kỷ 20 (ngày 1/1/1900) là ngày đầu tiên (ứng với số 1).
Ví dụ: khi nhập ngày 15/04/99 thì lại hiển thị trên ô
36265, là do ngày 15/04/99 là ngày thứ
36265 của thế kỷ 20. Lúc này ta có thể vào Format
Cells để định dạng lại kiểu hiển thị ngày hoặc có thể dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + #, (nếu muốn trở về số
thông thường thì ấn tổ hợp phím Ctrl +
Shift + ~).
Một số phím nhập ngày tháng như
sau:
Ctrl +; : Nhập ngày tháng năm hệ thống
vào ô hiện hành.
Ctrl + Shift + ; : Nhập giờ phút của hệ thống
vào ô hiện hành.
Các phép toán sau:
- Các phép toán số học: +, -
- Các phép toán quan hệ: =,
<, >, <=, >=, <>.
Dữ liệu loại
công thức: (Formular):
Được qui định bắt đầu bởi dấu =
hoặc dấu +.
Khi hiển thị trên ô, sẽ hiển thị kết quả tính toán của công thức, không
hiển thị công thức. Còn công thức thì hiển thị trên thanh công thức.
Trong công thức tính toán có thể chứa tất cả các kiểu
dữ liệu của Excel, các toán tử tính toán, các số, các dấu ngoặc đơn, các địa
chỉ ô, các tên khối, tên hàm, tên bảng,… riêng dữ liệu loại chuỗi khi đứng
trong công thức tính toán phải đặt trong cặp dấu "".
4.4. Các
thao tác định dạng
a) Chuyển đổi văn bản thành cột:
Đôi khi bạn muốn tách dữ liệu trong một ô thành hai
hoặc nhiều ô. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng
Convert Text to Columns Wizard.
-
Chọn cột bạn mà bạn muốn tách dữ liệu
- Kích nút Text to Columns trên tab Data
-
Tích chọn Delimited
thì dữ liệu sẽ được tách thành từng cột theo sự phân tách bởi dấu phẩy hay
dấu tab (Ví dụ: bạn có 1 cột dữ liệu
"Jonh, Jane", sau khi tích Delimite thì cột dữ liệu đó sẽ được tách
thành 2 cột lần lượt có tên là Jonh và Jane).
-
Nếu tích chọn Fixed
Widths thì sự phân tách dữ liệu sẽ được thiết lập theo một kích thước cụ thể.
b) Chỉnh sửa font chữ
Chỉnh sửa font chữ trong Excel sẽ cho phép bạn nhấn
mạnh tiêu đề và các heading. Để chỉnh sửa font:
-
Lựa chọn ô hoặc một số ô bạn muốn font được áp dụng
-
Trong nhóm Font
trên tab Home, chọn kiểu font,
kích thước, in đậm, nghiêng hay gạch chân hoặc chọn màu sắc.
c)
Hộp thoại định dạng ô
Trong Excel, bạn cũng có thể áp dụng cách định dạng cụ thể cho một ô. Để
áp dụng cách định dạng cho một ô hay nhóm các ô:
-
Lựa chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng
- Kích vào mũi tên Dialog Box trên nhóm Alignment của tab Home
Có một số tab trong hộp thoại này và chúng cho phép bạn chỉnh sửa các
thuộc tính của các ô:
- Number:
cho phép hiển thị các kiểu số khác nhau và số thập phân
-
Alignment: Cho phép
bạn đinh hướng văn bản theo chiều ngang và dọc, sự thụt lùi văn bản, trộn các ô
và hướng của văn bản.
-
Font: Cho phép
điều chỉnh font, kiểu dáng font, kích thước, màu sắc và thêm các tính năng
- Border: Các kiểu và màu sắc đường viền
- Fill: Đổ
màu sắc cho ô
d)
Thêm đường viền và màu sắc
cho ô
Đường viền và màu sắc có thể được thêm cho ô theo cách thông thường hoặc
sử dụng các Styles. Để thêm đường viền theo cách thông thường:
-
Trên nhóm Font của tab Home, kích chọn mũi tên xuống
phía bên biểu
tượng Borders
- Chọn đường viền thích hợp
Để áp dụng màu sắc theo cách
thông thường:
- Kích vào mũi tên xuống của
biểu tượng Fill trên nhóm Font của tab Home
- Chọn màu thích hợp
Để áp dụng đường viền và màu
sắc sử dụng Styles:
- Kích Cell Styles trên tab Home
- Chọn một style hoặc kích New Cell
Style
e)
Thay đổi độ rộng của cột và
độ cao của dòng
Để thay đổi độ rộng của cột hay
độ cao của một dòng:
- Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home.
-
Thông thường điều chỉnh độ
cao và rộng
bằng cách kích vào Row Height hoặc Column Width
-
Để sử dụng tính năng AutoFit, kích vào AutoFit Row
Height hoặc AutoFit Column Width
f) Ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột
Để ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột
- Lựa chọn dòng hay cột bạn
muốn ẩn hoặc bỏ ẩn
- Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home
- Kích Hide & Unhide
g)
Trộn ô
Lựa chọn các cô bạn muốn trộn và kích nút Merge & Center trên nhóm Alignment
của tab Home.
Có 4 lựa chọn sau:
- Merge & Center: Kết hợp các ô và việc canh giữa nội dung trong ô mới
- Merge Across: Kết hợp các ô sang các cột mà không canh giữa dữ liệu
- Merge Cells: Kết hợp các ô trong một vùng mà không canh giữa
- Unmerge Cells: Tách các ô đã trộn.
Canh lề nội
dung trong ô: Để canh lề nội dung trong ô, kích vào ô hay các ô bạn muốn canh lề và kích vào tùy chọn trong
nhóm Alignment trên tab Home. Có một
số tùy chọn để canh lề như sau:
- Top Align: Canh lề văn bản ở phía trên cùng của
ô
- Middle Align: Canh lề văn bản đúng trung tâm của ô
- Bottom Align: Canh lề văn bản ở phía dưới ô
- Align Text Left: Canh lề văn bản phía bên trái ô
- Center: Canh giữa văn bản từ phía bên trái tới bên phải trong ô
- Align Text Right: Canh lề văn bản về phía bên phải ô
- Decrease Indent: Giảm sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản
- Increase Indent: Tăng sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản
- Orientation: Xoay văn bản theo đường chéo hay chiều
dọc.
4.5. Công
thức và các hàm tính toán
a) Lập công thức
Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu
không có các công thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản.
Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi
dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra
kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn công sức tính
lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì?
Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó
là sự kết hợp của các toán tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm.
Ví dụ:
Dấu bằng
Trị số
Toán tử
Hàm
Tham chiếu
=
40000 – IF (C5>=25000, 80%*C5, C5)
Hình
2.1. Ví dụ công thức
Các toán tử trong công thức
|
Toán tử
|
Chức năng
|
Ví dụ
|
Kết quả
|
|
+
|
Cộng
|
=3+3
|
3 cộng 3 là 6
|
|
-
|
Trừ
|
=45-4
|
45 trừ 4 còn 41
|
|
*
|
Nhân
|
=150*.05
|
150 nhân 0.50 thành 7.5
|
|
/
|
Chia
|
=3/3
|
3 chia 3 là 1
|
|
^
|
Lũy thừa
|
=2^4
=16^(1/4)
|
2 lũy thừa 4 thành 16
Lấy căn bậc 4 của 16 thành
2
|
|
&
|
Nối chuỗi
|
="Lê" & "Thanh"
|
Nối chuỗi "Lê"
và "Thanh" lại thành "Lê Thanh"
|
|
=
|
Bằng
|
=A1=B1
|
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: FALSE
|
|
>
|
Lớn hơn
|
=A1>B1
|
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: FALSE
|
|
<
|
Nhỏ hơn
|
=A1
|
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: TRUE
>=
Lớn hơn hoặc bằng
=A1>=B1
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: FALSE
<=
Nhỏ hơn hoặc bằng
=A1<=B1
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: TRUE
<>
Khác
=A1<>B1
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết
quả: TRUE
,
Dấu cách các tham chiếu
=Sum(A1, B1)
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
:
Tham chiếu mãng
=Sum(A1: B1)
Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: 9
Khoảng trắng
Trả về các ô giao giữa 2
vùng
=B1: B6 A3: D3
Trả về giá trị của ô B3 vì
2 vùng này có chung ô B3.
Thứ tự ưu tiên
của các toán tử:
|
Toán tử
|
Mô tả
|
Ưu tiên
|
|
:
(hai chấm)
(1
khoảng trắng), (dấu phẩy)
|
Toán tử tham chiếu
|
1
|
|
–
|
Số âm (ví dụ
–1)
|
2
|
|
%
|
Phần trăm
|
3
|
|
^
|
Lũy
thừa
|
4
|
|
*
và /
|
Nhân
và chia
|
5
|
|
+
và –
|
Cộng
và trừ
|
6
|
|
&
|
Nối chuỗi
|
7
|
|
=
, <, > , <= , >= ,
<>
|
So sánh
|
8
|
b) Địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Tham chiếu
tương đối: Tham chiếu tương đối là giá trị tham chiếu sẽ thay đổi theo dòng
hay cột, tức là khi ta thay đổi vị trí theo cột hay dòng thì giá trị tham chiếu
cũng sẽ thay đổi theo.
Ví dụ:
-
Tại ô D6 ta
bấm =A6 và nhấn Enter. ( A6 là ô chứa giá trị bạn muốn tham
chiếu)
-
Lúc đó giá trị trong ô A6 sẽ được hiển thị ra ô D6,
bạn nhấn chuột kéo xuống thì giá trị sẽ lần lượt thay đổi theo các giá trị của
ô phía dưới.
Tham chiếu
tuyệt đối: Tham chiếu tuyệt đối là giá trị tham chiếu sẽ luôn cố định theo dòng hay cột, tức là khi thay đổi
vị trí giá trị theo cột hay dòng thì giá trị tham chiếu cũng sẽ không thay đổi.
Tham chiếu
tuyệt đối theo dòng: Giá trị sẽ không thay đổi theo dòng. Tham chiếu tuyệt
đối theo dòng thì dấu $ thường đứng trước địa chỉ. (=$B1)
Ví dụ:
-
Tại ô D6 ta
bấm =$A6 và nhấn Enter (A6 là ô chứa
giá trị bạn muốn tham chiếu).
-
 |
Lúc đó giá trị trong ô A6 sẽ hiển thị ra ô D6, bạn nhấn chuột kéo ngang thì giá trị sẽ không thay đổi theo các giá trị của ô E6 mà vẫn giữ nguyên giá trị của ô D6.
Tham chiếu
tuyệt đối theo cột: Giá trị tuyệt đối sẽ không thay đổi theo cột.
Tham chiếu tuyệt đối theo dòng thì
dấu $ thường đứng sau số dòng cột. (=B$1).
Ví dụ:
-
Tại ô D6 ta
bấm =A$6 và nhấn Enter (A6 là ô chứa
giá trị bạn muốn tham chiếu).
- Lúc đó giá trị trong ô A6 sẽ
hiển thị ra ô D6
 |
c)
Cách đặt tên vùng:
Trong excel có chức năng đặt tên cho vùng dữ liệu, mỗi
khi ta muốn tham chiếu vào vùng dữ liệu đó ta chỉ cần gọi tên vùng dữ liệu đã
được đặt tên đó thôi ví dụ. Tôi đặt
tên cho vùng dữ
liệu từ B2~B6 trong sheet1 là malinhkien (malinhkien=Sheet1!$B$2:
$B$6), Khi ứng dụng vào các hàm tham chiếu tôi chỉ cần nhập là malinhkien là được, vậy cách đặt tên
cho vùng dữ liệu đó như thế nào. Đối với
excel 2007 hoặc cao hơn ta vào tab fomulas trên thanh ribbon.
Có 2 cách để
định nghĩa vùng:
Cách 1:
Click vào Name Manager, hộp thoại quản lý danh sách các name đã được đặt tên xuất hiện, nếu workbook bạn chưa
được đặt tên cho vùng dữ liệu thì sẽ không có danh sách tên. Sau đó bạn nhấp
chuột vào nút NEW để tạo ra tên mới.
 |
Cách 2: Là nhấp chuột vào nút define name, hộp thoại New Name sẽ xuất hiện như sau:
-
Trường
Name: Bạn nhập
tên cho vùng
muốn đặt tên,
giả sử tôi
đặt là malinhkien
-
Trường Scope: Đây là nơi quy định phạm vi của tên được
sử dụng. Nếu bạn để là Workbook thì tên sẽ được sử dụng trên toàn workbook, còn
nếu bạn chọn 1 trong các sheet hiện có trong workbook thì tên chỉ tham chiếu
được nội trong sheet mà bạn chọn.
Tips: Tốt nhất là chọn workbook để sử
dụng globally
luôn.
-
Trường Comment: Là thông tin ghi chú thêm cho tên bạn
đặt, cái này có thể bỏ qua.
Trường Refers to: Đây là vùng dữ liệu nguồn cho tên.
Bạn nhấp chuột vào mũi tên màu đỏ để chọn vùng dữ liệu nguồn. Ở đây tôi chọn
Source là Sheet1!$M$4
Sau khi đặt tên xong thì trong hộp thoại Name Manager sẽ hiện ra tên bạn vừa
đặt. Đây là nơi quản lý các tên mà đa phần người dùng đặt trong workbook đó, do
đó nếu tên bị lỗi, hay muốn sửa lại dữ liệu nguồn (Data source) thì nhấp chuột
vào tên bạn muốn chỉnh sửa rồi xuống ô Refers To để chọn lại.
4.6. Các
hàm cơ bản trong Excel
Cách sử dụng hàm trong công
thức
Hàm: Hàm
trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào
đó. Việc dử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công
không dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có
những hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và
các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.
Ví dụ:
=Rand() hàm
không có đối số
=If(A1>=5, "Đạt", "Rớt") hàm 3 đối
số
=PMT(10%, 4,
1000,, 1 ) hàm
nhiều đối số và đối số tùy chọn
Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf, AverageIfs,
CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube. Excel 2007 có các nhóm hàm chính
như:
- Add-In và DDE: Call, Registed.ID,…
- Hàm lấy dữ liệu từ SSAS:
Cubeset, Cubevalue,…
- Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…
- Hàm ngày và thời gian: Time,
Now, Date,...
- Hàm kỹ thuật: Dec2Bin,
Dec2Hex, Dec2Oct,…
- Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…
- Hàm thông tin: Cell, Thông
tin, IsNa,…
- Hàm luận lý: If, And, Or,…
- Hàm tham chiếu và tìm kiếm:
Choose, Vlookup, OffSet,…
- Hàm toán và lượng giác: Log,
Mmult, Round,…
- Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…
- Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…
- Các hàm tự tạo
4.7. Sắp
xếp dữ liệu
 |
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những
tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa
trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp: Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần
trên một
cột:
- Đánh dấu các ô muốn được sắp xếp
- Kích nút Sort & Filter trên tab Home
- Kích nút Sort Ascending (A-Z
hoặc tăng dần) hay Sort Descending
Tùy chỉnh sắp
xếp: Để sắp
xếp nhiều hơn một cột:
- Kích nút Sort & Filter trên tab Home
tiên
- Chọn cột mà bạn
muốn sắp xếp đầu
- 
Kích Add Level
Kích Add Level
- Chọn cột tiếp theo bạn muốn
sắp xếp
- Kích OK
Lọc dữ liệu: Bộ
lọc cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để
sử dụng bộ lọc:
- Kích vào
cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà
bạn muốn lọc
-
Trên tab Home, kích Sort & Filter
- Kích nút Filter
- 
Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên
- Kích Text Filter
- Kích Words bạn muốn lọc
- Để không áp dụng bộ lọc,
kích nút Sort & Filter
- Kích Clear
4.8.
Tổng hợp số liệu
Tổng hợp số liệu theo nhóm: Sau
khi đã sắp xếp các hàng trong một bảng tính Excel hoặc nhập dữ liệu theo thứ tự
chỉ định, bạn có thể thực hiện các lệnh Excel
tính
toán tổng số phụ hoặc tính tổng cho một phần dữ liệu. Trong một bảng tính
với dữ liệu sanh sách cán bộ có các chức vụ khác nhau, ví dụ, bạn có thể sắp
xếp danh sách theo chức vụ, chọn tất cả các ô có chứa dữ liệu, và sau đó mở hộp
thoại Subtotal. Để mở hộp thoại Subtotal, bạn
chọn tab Data và sau đó,
trong các nhóm Outline, nhấp Subtotal.
Trong hộp thoại Subtotal, bạn có thể chọn làm cơ sở
tính tổng số phụ (chẳng hạn như mỗi lần thay đổi giá trị trong cột Chức vụ),
tính toán tổng hợp muốn thực hiện, và các cột hoặc các cột với các giá trị được
tính tổng. Sau khi xác định tổng số phụ,
chúng xuất hiện trong bảng tính
 |
Khi thêm tổng số phụ cho một bảng tính, Excel cũng định nghĩa các nhóm dựa trên các hàng sử dụng tính tổng phụ. Các nhóm hình thành một phác thảo dựa trên các tiêu chí được sử dụng để tạo ra các tổng số phụ. Ví dụ, tất cả các hàng đại diện cho chức vụ là Giám đốc (GD) có thể là trong một nhóm, các hàng có chức danh là Trưởng phòng (TP) là một nhóm,...Vùng phác thảo xuất hiện bên trái với các nút điều khiển, bạn có thể sử dụng để ẩn hoặc hiển thị các nhóm hàng trong bảng tính.
Có ba cách điều khiển cách xuất hiện trong khu
vực phác thảo:
nút Hide Detail để ẩn chi tiết,
nút Show Detail hiển thị chi tiết, và nút ẩn hiện các cấp. Nút Hide Detail nút
bên cạnh một nhóm có thể được bấm để ẩn các hàng trong nhóm đó. Trong một bảng
tính có một nhóm tổng phụ bao gồm các hàng nhấn vào nút Hide Detail để ẩn chi tiết bên cạnh nhưng để lại hàng tổng
số phụ cho nhóm.
Khi ẩn một nhóm các hàng, các nút hiển thị bên cạnh
những thay đổi nhóm để một nút Show Detail. Nhấn nút Show Detail của một nhóm
phục hồi các hàng trong nhóm trong bảng tính.
Nút các mức (1, 2, 3) là các nút khác trong vùng phác
thảo của một bảng tính của tổng số phụ. Mỗi nút đại diện cho một mức trong một
bảng tính, nhấp chuột vào một nút mức giấu tất cả các mức độ chi tiết phía dưới
của các nút, bạn nhấp vào. Bảng dưới đây mô tả các cấp của bảng tính với ba cấp
độ tổ chức.
|
Mức
|
Mô tả
|
|
1
|
Tổng cộng
|
|
2
|
Tổng phụ cho mỗi nhóm
|
|
3
|
Các hàng đơn trong bảng tính
|
Bằng cách nhấn vào nút cấp 2
trong bảng tính sẽ ẩn các hàng dữ liệu trên.
 |
Nếu muốn, bạn có thể thêm mức độ chi tiết cho phác
thảo do Excel tạo ra. Để tạo một nhóm phác thảo mới trong một nhóm hiện có,
chọn hàng bạn muốn nhóm; vào mục Data,
trong nhóm Outline, trỏ đến Group, và sau đó nhấp vào Group.
Bạn có thể loại bỏ một nhóm bằng cách chọn các hàng
trong nhóm và sau đó, trong các nhóm Outline,
nhấp Ungroup.
4.9. Biểu đồ
4.9.1.
Khái niệm
Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc
vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của
nó trong bảng tính, do đó khi thay
đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương
ứng theo. Trong Excel 2007 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây
giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác
nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám
phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này.
Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng
này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất
phong phú. Nhìn chung, Excel có 2 loại đồ thị đó là đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart)
và Chart Sheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị
 |
à Chart Tools à Design à Location à Move Chart à chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên Chart Sheet vào.
Hình 4.1: Chọn Chart Sheet
hay Embedded chart
4.9.2. Các
loại biểu đồ
Biểu đồ cột: Dữ
liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên trang tính có thể được biểu
thị bằng biểu đồ cột. Một biểu đồ cột thường hiển thị các thể loại dọc theo
trục ngang (thể loại) và các giá trị dọc theo trục dọc (giá trị), giống như
trong biểu đồ sau:
 |
Biểu đồ đường: Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ đường. Trong biểu đồ đường, dữ liệu thể loại được phân bổ đều dọc theo trục ngang và tất cả các dữ liệu giá trị được phân bổ đều dọc theo trục dọc. Các biểu đồ đường có thể biểu thị các dữ liệu liên tục theo thời gian trên trục được chia độ đều và vì vậy rất phù hợp để biểu thị các khuynh hướng dữ liệu tại các khoảng thời gian bằng nhau như tháng, quý hoặc năm tài chính.
Biểu đồ hình
tròn và vành khuyên bị cắt: Dữ liệu được sắp xếp theo một cột hoặc một hàng
trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ hình tròn. Biểu đồ hình tròn biểu thị kích cỡ các mục trong một
chuỗi dữ liệu, tỷ lệ với tổng số các mục. Các điểm dữ liệu trong biểu đồ hình
tròn được biểu thị dưới dạng phần trăm của toàn bộ hình tròn.
 |
Biểu đồ thanh: Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ thanh. Biểu đồ thanh minh họa mối quan hệ so sánh giữa các mục riêng. Trong biểu đồ thanh, các thể loại thường được tổ chức dọc theo trục dọc và các giá trị dọc theo trục ngang.
Biểu đồ bề mặt:
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên trang tính có thể được
biểu thị bằng biểu đồ bề mặt. Biểu đồ này rất hữu ích khi bạn muốn tìm cách kết
hợp tối ưu giữa các tập hợp dữ liệu. Giống như trong bản đồ địa hình, màu
sắc và kiểu dáng sẽ cho biết các khu vực thuộc cùng một phạm vi giá trị.
Bạn có thể tạo một biểu đồ bề mặt khi cả
thể loại và chuỗi giá trị đều là các giá trị
số.
 |
Cách tạo biểu đồ: Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thỏa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.
Hình 4.2: Bảng số liệu nghiên
cứu
H y làm theo các bước sau để vẽ đồ thị:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu A3:
D9, chọn luôn các nhãn của các cột.
Bước 2: Chọn kiểu
đồ thị từ Ribbon à Insert à Charts. Mỗ i nhó m đồ
thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ
chúng ta chọn nhóm Column à Clustered Column.
Hình
4.3: Chọn kiểu đồ thị
Hiểu chỉnh biểu đồ
 |
Hình
4.4: Lựa chọn layout
Bước 3: Xong
bước 2 là chúng ta đã có ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy nhiên
chúng ta có thể đổi các bố trí của các
thành phần trên đồ thị. Chọn đồ thị
à Chart
Tools à Design à Chart
Layout à
Chọn cách bố
trí thích hợp. Ví dụ ta chọn
kiểu Layout 3 trong Chart Layout.
 |
Bước 4: Đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngược lại: Chart Tools à Design à Data à Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với nhau.
Đảo dòng cột
Bước 5: Nếu thấy
kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart Tools à Design à Type
à
Change Chart Type,
hộp thoại Insert Chart hiển thị
liệt kê toàn bộ các kiể u đồ thị hiện có của Excel tha hồ cho bạn lựa
chọn.
Hình 4.5: Hộp thoại Insert Chart
và chọn kiểu đồ thị khác
Bước 6: Ngoài ra,
nếu thấy tông màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart ToolsàDesign àChart Styles à Chọn More
Hình
4.6: Chọn Chart Style
4.10. Định
dạng và in bảng tính
4.10.1. Định
dạng bảng
Bảng và định
dạng bảng (table): Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và
còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu tự
tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định
dạng bảng khi cần thiết.
Áp định dạng bảng cho danh sách
và chuyển danh sách thành bảng:
Bước 1: Chọn danh B2:
E18
Bước 2:
Chọn Home à nhóm Styles à chọn Format As Table
Bước 3: Cửa sổ Style
liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu.
Ví dụ chọn mẫu Light số 9
Bước 4: Cửa sổ Format As Table hiện lên
nhấn OK
để xác nhận.
-
Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New
Table Style…, sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format
để chế biến biểu mẫu.
- Muốn xóa một mẫu tự tạo thì vào HomeàStyleàFormat As Table, tại phần
Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete.
- Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng
có ở Table
Toolsà Design trên thanh Ribbon
Hình
4.7: Minh họa áp dụng kiểu mẫu định dạng bảng
Xóa kiểu định
dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách:
-
Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước
tiên hãy chọn bảng, tại ngăn Design vào nhóm Table Styles chọn More 
) à chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các
tính năng của bảng.
) à chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn còn là bảng do vậy nó có các
tính năng của bảng.
- Để chuyển
một bảng về
thành danh sách
thì chọn bảng,
sau đó vào ngăn
Design, tại nhóm Tools chọn Convert to Range.
4.10.2. In
tài liệu
Các chế độ hiển thị trang trong Excel 2007 hỗ trợ mạnh hơn
trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết
quả in ngay trên màn hình. Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page
Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các
chế độ xem vào nhóm Viewàchọn Workbook Viewsàchọn kiểu xem.
-
Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng
thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ
mặc định của Excel.
-
Page Layout View: Là chế độ xem
trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có
thể tính toán và nhập liệu.
-
 |
 |
Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.
Các chệ độ xem
trang
Thiết lập thông số cho trang
in
Tất cả các tùy chọn thiết lập
thông số trang in có tại nhóm
Page Layout à nhóm Page
Setup (Margins:
tùy chọn lề trang, Orientation: chiều
trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn
khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background:
chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn
in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây
hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page
Layout à đến nhóm Page Setup
à
 |
Chiều trang in
(Orientation)
-
Ribbon àPage Layout
àPage Setup àOrientation
àchọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)
-
Trong hộp thoại Page Setup à chọn ngăn Page à Orientationàchọn chiều trang in Portrait / Landscape
Khổ giấy
(Size)
-
Ribbon à Page Layout à Page Setup à Size à chọn khổ giấy
-Trong hộp thoại Page Setup à chọn ngăn Page à Page size à chọn giấy.
Canh lề giấy (Margins)
-
Ribbon à Page Layout à Page Setup à Margins à chọn kiểu chừa lề
-
Trong hộp thoại
Page Setup à chọn ngăn Margins à nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề
đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh
giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically
(canh giữa trang theo chiều dọc)
Chọn vùng
in (Set Print Area): Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon à Page Layout à Page Setup à Print Area à Set Print Area.
Ngắt trang (Page Break)
-
Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi
sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau
đó vào Ribbon
à
Page Layout à Page
Setup à Breaks à Insert Page Break. (Nếu không để ở
cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)
-
Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô
nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon à Page
Layout à Page Setup
à
Breaks à Remove
Page Break.
-
Bỏ tất cả
đánh dấu ngắt
trang: Ribbon à Page
Layout à Page Setup
à
Breaks à Reset All Page Breaks.
Thêm hình nền
(Background) Vào Ribbon
à Page
Layout à Page Setup
à Background à chọn hình lưu trữ trên máy à nhấn nút
Insert
Thêm thông tin vào đầu trang
và chân trang (Header và Footer)
Header chứa
các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer
chứa các thông tin xuất hiện ở cuối
mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại
Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác
dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình
vào.
Vào Ribbon à View
à
chuyển sang chế
độ xem Page Layout à Tiến hành thêm Header và Footer vào.
 |
Chú ý: Bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.
Hình 4.8: Các nút lệnh trong
thanh Design
Thiết lập
thông số hộp thoại Print: Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút
Office
à chọn
Print hay nhấn tổ hợp phím . Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và
một số tùy chọn khác.
Máy in Thiết lập
thông số
máy in
In tất cả
In
theo số
trang
qui định
Qui định nội dung cần in
In lưu
vào
tập tin
Số lượng bản in
Kiểu in
Hình
4.9: Hộp thoại Print
-
Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh
Office à Print
- Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay
các sheet đang chọn.
- Entire workbook: In toàn bộ workbook
-
Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành
đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in
bảng này.
-
Ignore print areas: Khi chọn,
Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.
Rated 4.6/5 based on 28 votes
0 Response to "Tin học - Chương 4: Bảng tính điện tử"
Post a Comment