CHƯƠNG 3. TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Chương này tập trung vào các kỹ năng cơ bản đến trung cấp trong sử dụng Microsoft Word và sử dụng các tính năng và thao tác cơ bản để soạn thảo văn bản. Chương này được chia ra thành các bài nhỏ với các nội dung như một số thao tác soạn thảo, thao tác định dạng, chèn các đối tượng vào văn bản, tạo biểu đồ, định dạng trang và in ấn…

3.1. Tổng quan về các trình soạn thảo văn bản.

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.

Một số chú ý khi soạn thảo văn bản:

Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách sau đó vẫn còn nội dung.

Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Các phần mềm soạn thảo văn bản: phần mềm soạn thảo văn bản là các phần mềm cho phép tạo ra văn bản số, cho phép thực hện các thao tác chỉnh sửa, soạn thảo nội dung văn bản số. Hiện tại có rất nhiều phần mềm soạn thảo văn bản khác nhau sử dụng trên các hệ điều hành khác nhau.

Phần mềm soạn thảo văn bản cho máy tính cá nhân, có một số phần mềm như

sau:

+ Microsoft Office: là bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft cung cấp các tính năng chính như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, tạo bài thuyết trình, tạo cơ sở dữ liệu, quản lý lưu trữ Email…

+ Atlantis Nova là chương trình gọn nhẹ, có thể giúp bạn soạn thảo văn bản dễ dàng, nhanh chóng. Chương trình tiện ích trên công cụ máy tính xách tay.

+ EType là công cụ hỗ trợ bạn soạn thảo văn bản tiếng nước ngoài.

+ TED Notepad là trình soạn thảo văn bản nâng cao của Notepad, nó vừa có những tính năng cơ bản của một công cụ soạn thảo văn bản thông thường đồng thời tích hợp thêm nhiều tính năng hiện đại tiên tiến trong biên tập văn bản.

+ Mulltilingual Automated Typist là phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản tiếng nước ngoài độc đáo và hiệu quả.

+ OmmWriter for Mac Soạn thảo văn bản trên Mac, là chương trình soạn thảo tài liệu, nó cho phép bạn xử lý văn bản dễ dàng nhất, tránh những phiền nhiễu không đánh có từ Internet.

+ HippoEDIT là công cụ soạn thảo văn bản tiện dụng cho MS Windows.

+ Njstar Communicator soạn thảo văn bản tiếng Hàn, Trung, Nhật

+ OxygenOffice Professional là phiên bản nâng cao của bộ công cụ OpenOffice.org tích hợp mọi chức năng, công cụ, những gì cần có phục vụ công việc văn phòng. Nó bao gồm phần mở rộng như các hình mẫu, clipart, phông chữ, hỗ trợ VBA.

+ TextMate for Mac cho phép người dùng tạo ra các phạm vi cho các dữ liệu của văn bản và nhận diện chúng bằng các dầu hiệu riêng như tiêu đề, màu sắc. Đồng thời mô tả chúng qua những thông tin khác nhau đề giúp người dùng lựa chọn các đoạn văn bản một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

+ OpenOffice Xử lý, soạn thảo văn bản, bộ office mã nguồn mở số 1, lựa chọn thay thế Microsoft Office.OpenOffice là ứng dụng văn phòng được phát triển bởi những người viết phần mềm.Đặc biệt OpenOffice có thể hoạt động trên tất cả các hệ điều hành thông dụng với khả năng đọc, ghi các dịnh dạng văn bản của MS Office.

+ LibreOffice For Linux Ứng dụng văn phòng cho Linux, cung cấp đầy đủ các tính năng cho các công việc văn phòng trên hệ điều hành Linux như chương trình để soạn thảo và xử lý tài liệu thông tin. Phần mềm này giúp tạo ra nhiều định dạng tập tin, các loại đồ thị, bài thuyết trình, bảng tính và cả môi trường để lưu trữ cơ sở dữ liệu.

+ WriteMonkey là công cụ có đầy đủ tính năng trong việc ghi chép và xử lý văn bản, trong đó có rất nhiều tính năng độc đáo, nó cho phép người dùng thao tác với màn hình mà không sử dụng chuột.

+ AbiWord Portable: Đây là phiên bản di động của AbiWord, bạn có thể lưu trữ cài đặt của tiện ích này trên các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, ổ cứng di động, thẻ nhớ Flash..để sử dụng bất kì đâu.

Phần mềm soạn thao văn bản cho điện thoại di động, máy tính bảng có một số

loại:

+ Jota Text Editor là ứng dụng cung cấp một một trình soạn thảo văn bản hữu dụng và đầy đủ tính năng dành cho Android. Phần mềm có các tính năng tiện lợi như hỗ trợ lên tới 1 triệu ký tự, tự động dò tìm nhiều mã ký tự, thay đổi mã ký tự…

+ Elements for iOS là ứng dụng cho phép bạn soạn thảo văn bản với phần mềm hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.Đây là công cụ soạn thảo văn bản dành cho thiết bị iPhone hay iPad cho phép bạn xem, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu.

+ WriteRight for iOS là một trình soạn thảo văn bản tiện lợi với tổ hợp các từ đồng nghĩa, trái nghĩa và từ ngữ cho iPad, iPad Mini và iPhone để thực hiện việc tạo văn bản dễ dàng hơn. Người dùng có thể đồng bộ hóa các dữ liệu trên dịch vụ đám mây và xuất soạn thảo văn bản

+ Smart Office 2 For Android là chương trình đem đến cho người sử dụng những công cụ hữu ích trong việc thực hiện xem cũng như chỉnh sửa văn bản bất kì trên thiết bị Android một cách nhanh chóng và tiện lợi.

+ Office Mobile for Office 365 là ứng dụng hỗ trợ truy cập, tạo và chỉnh sửa các file dữ liệu Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint. Chương trình tương thích với các dịch vụ lưu trữ đám mây, mở và chỉnh sửa dữ liệu đính kèm email mess ...

+ Docs To Go - Free Office Suite for Android là bộ công cụ văn phòng đơn giản nhưng giàu tính năng hỗ trợ người dùng tạo, xem và chỉnh sửa các bản ở nhiều định dạng khác nhau trực tiếp trên thiết bị Android. Ứng dụng này còn kết nối với các tài khoản lưu trữ đám mây và soạn thảo văn bản

+ Documents Free for iOS là bộ tiện ích văn phòng đơn giản và tiện lợi hỗ trợ cho các thiết bị iOS bao gồm cả iPhone, iPad và iPod Touch, cho phép người dùng quản lý, tổ chức cũng như chỉnh sửa văn bản dễ dàng.

+ Microsoft Office Mobile for android là ứng dụng văn phòng dành cho các thiết bị Android do hãng Microsoft phát hành được sử dụng hoàn toàn miễn phí, với đầy đủ các chức năng như của phiên bản Windows. Bộ công cụ này gồm Word, Excel và PowerPoint.

+ OfficeSuite Pro 7 for Android là ứng dụng văn phòng đem đến cho người sử dụng các công cụ thông minh và mạnh mẽ để có thể thực hiện thao tác với văn bản một cách nhanh chóng và chính xác.

3.2. Một số thao tác soạn thảo cơ bản

3.2.1. Nhập văn bản

- Vị trí con trỏ nhập văn bản: Thanh thẳng đứng nhấp nháy trên màn hình thể hiện nơi Word sẽ chèn các ký tự hoặc dán một nội dung

- Nhập văn bản: Word tự động chèn văn bản vào bên phải của vị trí con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn bản hiện có sang phải.

Xóa văn bản: Để xóa các ký tự bên phải nhấn phím delete. Để xóa các ký tự bên trái nhấn phím backspace.

- Insert / Overtype: Nhấn phím insert để bật chế độ Overtype (chèn ghi đè); nhấn phím này một lần nữa để bật chế độ Insert (chèn thường).

- Word Wrap: Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế tiếp tự động nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím enter để kết thúc đoạn.

- Dòng trống: Để chèn một dòng trống, nhấn phím enter ở đầu hoặc cuối đoạn.

3.2.2. Thao tác với khối văn bản

- Chọn các khối văn bản cụ thể

- Sử dụng thanh lựa chọn (Selection Bar)

- Thay đổi chế độ xem văn bản

- Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ

- Chỉnh sửa văn bản

- Sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat

- Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste

- Sử dụng Office Clipboard

a) Chọn khối văn bản

- Để Word xác định được vị trí phần văn bản cần thực hiện các thao tác

- Phần văn bản được chọn đó vẫn sẽ giữ nguyêncho đến khi bạn xóa hoặc bỏ

chọn

- Nếu đánh dấu sai khối hoặc bạn muốn chọn lại, hãy nhấp chuột vào bất cứ vị trí nào trong văn bản hoặc bấm một trong các phím mũi tên để bỏ chọn, và bắt đầu chọn lại.

Chọn khối văn bản liền nhau:

- Để chọn khối văn bản bằng cách dùng chuột, vị trí con trỏ chuột ở đầu văn bản để lựa chọn và sau đó kéo để làm nổi bật phần văn bản được chọn

- Có thể tăng hoặc giảm lựa chọn khi bạn giữ nút chuột

- Để chọn khối văn bản bằng cách sử dụng bàn phím, tại vị trí điểm chèn, nhấn phím Shift và nhấn phím mũi tên để di chuyển để làm nổi bật phần văn bản được chọn

ü Để chọn từ, nhấp đúp chuột vào từ cần chọn

ü Để chọn câu nhấn phím Ctrl và nhấp chuột trên câu đó

ü Để chọn đoạn, nhấp chuột ba lần liên tiếp trên đoạn đó

ü Để chọn toàn bộ văn bản, làm một trong các cách sau:

Tại thẻ Home, trong nhóm Editing, chọn Select, chọn Select All

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A

Chọn khối văn bản không liền nhau:

- Có thể chọn khối văn bản dù khối đó không liền nhau

Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím Ctrl khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo

b) Sử dụng thanh lựa chọn

Nằm trong vùng trống ở cạnh trái của văn bản: Con trỏ chuột thay đổi sang.

Để thực hiện lựa chọn sử dụng thanh lựa chọn, thực hiện một trong các cách sau:

- Đối với dòng văn bản, nhấp chuột vào ở phía bên trái của dòng văn bản

- Đối với đoạn, nhấp đúp chuột vào ở bên trái của đoạn

Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn

và nhấp vào bất cứ nơi nào trên thanh lựa chọn

c) Thay đổi chế độ xem văn bản

Print Layout: Hiển thị nội dung tập tin như khi bạn in.

Full Screen Reading: Điều chỉnh nội dung văn bản với kích thước của màn hình chỉ hiển thị văn bản, tương tự như đang đọc một cuốn sách.

Web Layout: Điều chỉnh văn bản và các thành phần khác tương tự như sử dụng chương trình thiết kế Web để tạo ra trang Web.

Outline: Chế độ hiển thị văn bản dưới các định dạng nhất định, như kiểu tiêu đề, để tổ chức nội dung.

Draft: Hiển thị văn bản theo toàn bộ chiều rộng của màn hình, chỉ nhìn thấy thanh thước ngang.

d) Điều chỉnh phóng to thu nhỏ

- Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level, hoặc Zoom slider trên thanh trạng thái.

- Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến 500%, hoặc toàn bộ chiều rộng của trang

- Chỉ điều khiển được màn hình hiển thị

e) Chỉnh sửa văn bản

- Quy trình của việc thêm, xoá, hoặc thay đổi văn bản

- Phải lựa chọn, trước khi bạn có thể sửa đổi bất kỳ đoạn văn bản nào.

Để thay đổi văn bản hiện hành, sử dụng một trong các cách sau:

- Chọn văn bản và kiểu văn bản mới để thay thế văn bản cũ.

- Để xóa vài ký tự, sử dụng phím delete hoặc backspace.

- Để xóa số lượng lớn văn bản, chọn văn bản và nhấn phím delete.

- Nếu chế độ Overtype đang hoạt động, có thể gõ trên văn bản hiện hành.

Hãy cẩn thận khi thay đổi với văn bản đã chọn:

- Khi bạn nhấn phím hoặc nhấp chuột tùy chọn, văn bản lựa chọn bị ảnh hưởng.

f) Sử dụng lệnh undo, redo, và repeat

Nếu cần đảo ngược hành động (hoàn tác), kích hoạt lệnh Undo bằng một trong các cách sau:

- Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp

(Undo)

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

Click vào mũi tên cho Undo để hiển thị danh sách của 100 hành động liên tiếp thực hiện.

Có thể chọn bất kỳ mục trong danh sách để hủy lệnh này và tất cả các lệnh được thực hiện kể từ đó.

Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo, có thể dùng lệnh Redo hoặc Repeat bằng một trong những cách sau:

- Tại thanh công cụ Quick Access, nhấp

(Redo/Repeat)

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y

g) Sử dụng lệnh cut, copy, past.

- Cut: Cắt hoặc di chuyển một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ Clipboard.

- Copy: Chép một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớClipboard.

- Paste: Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ văn bản.

- Bộ nhớ Clipboard lưu tạm thời các đối tượng được cắt hoặc sao chép, có thể dán các đối tượng đó vào bất cứ vị trí nào bạn muốn

h) Sử dụng Office Clipboard

Có thể lưu trữ và lấy 24 đối tượng

Hiển thị nội dung trong Clipboard với biểu tượng đại diện cho chương trình gốc của từng đối tượng

Để hiển thị của sổ thao tác Clipboard, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp Dialog box launcher

- Paste All: Dán tất cả các đối tượng cùng một lúc theo thứ tự xuất hiện trong Clipboard

- Clear All: Xóa tất cả đối tượng từ Clipboard

- Options: Cho phép chọn lựa các thao tác trongClipboard

Để dán một đối tượng vào một vị trí nào đó trong văn bản, nhấp chuột vào đối tương đó trong Clipboard

3.3. Các thao tác định dạng cơ bản

3.3.1. Định dạng ký tự

- Font: Hiển thị các kiểu ký tự cho văn bản trên màn hình và bản in.

- Font Size: Đề cập đến chiều cao của các ký tự.

- Character Formatting: Đề cập đến các biến đổi cách điệu đặc biệt áp dụng cho các ký tự đơn giản để làm cho chúng nổi bật so với các văn bản khác.

- Effects: Đề cập đến hiệu ứng đặc biệt bạn có thể thêm vào văn bản.

- Có thể áp dụng định dạng cho văn bản khi bạn gõ hoặc sau khi văn bản đượcgõ

- Để áp dụng định dạng cho các ký tự trong văn bản, thực hiện một trong các cách sau:

ü Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấp vào các nút định dạng phù hợp

ü Sử dụng các tùy chọn định dạng trong hộp thoại Font

ü Bấm các phím tắt đại diện cho tùy chọn định dạng được dùng

ü Bấm chuột phải vào văn bản, sau đó nhấp chọn mục Font

ü Nhấp vào các tùy chọn trên thanh công cụ Mini.

- Có thể bật / tắt hầu hết các tính năng định dạng bằng cách nhấn vào nút tương

ứng

- Chức năng được kích hoạt xuất hiện bằng một màu khác so với các nút khác

- Mũi tên bên cạnh nút cho biết các tùy chọn bổ sung cho tính năng đó

- Để loại bỏ tất cả các định dạng văn bản đã chọn, tại thẻ Home, nhóm Font, nhấp Clear Formatting.

3.3.2. Định dạng văn bản qua Style và chổi định dạng

Tìm hiểu cửa sổ style:

ü Show Preview: Bật một bản xem trước của kiểu trình bày này với các thuộc tính của nó hoặc tắt đi.

ü Disable Linked Styles: Vô hiệu hóa những kiểu trình bày được thiết lập trong trường Based on.

ü New Style: Tạo một kiểu trình bày mới bằng cách sử dụng Create New Style from Formatting dialog box.

ü Style Inspector: Hiển thị một hộp thoại để xem lại các thuộc tính cho kiểu trình bày này với sự truy cập dễ dàng để tùy biến hoặc quản lý nó.

ü Manage Styles: Thiết lập các tùy chọn mặc định cho cửa sổ Styles, hoặc chỉnh sửa các kiểu trình bày trong hộp thoại này.

ü Options: Chọn các tùy chọn cho cửa sổ Styles sẽ xuất hiện khi hoạt động.

Chổi định dạng:

- Áp dụng các tùy chọn định dạng tương tự từ một đoạn văn bản khác trong tài liệu mà không áp dụng mỗi lựa chọn định dạng riêng lẻ mỗi lần

- Khi tính năng được kích hoạt, con trỏ chuột thay đổi sang

- Để áp dụng định dạng từ đoạn văn bản này sang đoạn văn bản khác, tại thẻ

Home, nhóm Clipboard, nhấp

sau đó nhấp chuột vào đoạn văn bản mà muốn áp dụng

- Để áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp đúp vào

sau đó nhấp vào từng đoạn văn bản muốn áp dụng.

3.3.3. Tạo khung và nền

- Chọn phần văn bản cần tạo khung và màu nền

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Page layout / chọn page borders

Hình 3.1: Công cụ tạo khung và màu nền

-> Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện

Hình 3.2: Hộp thoại Borders and Shading

a) Tại nhãn borders tạo khung cho đoạn văn bản

- Setting: chọn mẫu đường kẻ

- Style: chọn mẫu đường kẻ

- Color: màu đường kẻ

- Preview: quan sát từng đường kẻ và sử lý từng đường kẻ

- Apply to: các xác nhận cho đoạn văn bản

b) Nhãn page border: Tạo khung cho cả trang

c) Nhãn Shading: chọn màu nền

3.3.4. Thiết lập Tabs

Tìm hiểu về các thiết lập Tabs:

- Left: Canh lề văn bản dọc theo cạnh trái của cột, các ký tự dịch chuyển sang phải ngay khi bạn gõ.

- Center: Trung tâm văn bản ở giữa của cột; các ký tự dịch chuyển đều sang trái và phải.

- Right: Canh lề văn bản dọc theo cạnh phải của cột, các ký tự dịch chuyển sang

trái.

- Decimal: Canh lề cột số dấu thập phân; văn bản chuyển sang bên trái của dấu thập phân cho đến khi nhập dấu thập phân, sau đó văn bản chuyển sangphải.

- Bar: Hiển thị đường thẳng đứng nhỏ như dấu phân cách giữa các cột trước và

sau.

ü Nhấp vào Tab Selector để lựa chọn kiểu canh lề

ü Khoảng cách dừng của tab trái là 0.5" theo mặc định.

ü Nhấn phím

để di chuyển từ một cột đến cột kế tiếp khi gõ văn bản

ü Có thể thiết lập các thiết lập tab mới trước khi đánh máy, hoặc áp dụng đối với văn bản hiện hành

Sử dụng

(Show/Hide ¶) để hiển thị cho mỗi lần

được sử dụng

ü Sử dụng thước kẻ (Ruler) là cách nhanh nhất thiết lập và điều chỉnh các tab

ü Sử dụng hộp thoại Tabs để thiết lập vị trí tab chính xác hoặc các dotleaders:

ü Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box launcher, nhấp nút Tabs ở góc bên trái phía dưới; hoặc Nhấp đúp vào biểu tượng tab bên trái thanh thước để trực tiếp mở hộp thoại Tabs.

ü Để đặt điểm dừng tab chính xác trên thanh thước, bấm và giữ phím

khi nhấp vào vị trí đặttab.

ü Nhấp vào hộp thoại Tab Selector cho các kiểu canh chỉnh và nhấp vào thanh thước cho các điểm dừng tab

ü Để xóa tab, nhấp và kéo tab đó ra khỏi thanh thước kẻ

ü Để điều chỉnh canh lề tab, nhấp vào tab đó để chuyển sang kiểu canh lềmới

3.3.5. Chia cột văn bản

ü Có thể thiết lập các kiểu trình bày dạng cột báo

ü Văn bản ở cuối cột này sẽ chạy tiếp sang đầu cột sau

ü Có thể áp dụng dạng cột với chữ trước hoặc sau khi bạn đánh máy

ü Việc gõ và biên tập trước rồi áp dụng kiểu trình bày nhiều cột dễ dànghơn

ü Để tạo cột, trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào

Columns

ü Để thiết lập tùy chọn thêm cho cột, nhấn More Columns

ü Presets: Cung cấp các lựa chọn trình bày cột khác nhau.

ü Number of columns: Có chứa các nút điều chỉnh tăng giảm để bạn đặt số lượng cột bạn muốn.

ü Width and spacing: Thay đổi độ rộng và khoảng cách giữa các cột.

ü Apply to: Xác định đoạn văn bản bạn muốn trình bày dạng cột

ü Line between: Chèn một đường thẳng chạy dọc phân tách các cột trong văn bản.

ü Start new column: Hoạt động tương tự như chèn dấu ngắt đoạn đối với văn bản không trình bày ở dạng cột.

ü Nếu đoạn văn bản từ cột này kéo dài sang cột kia gây khó đọc, chèn một dấu ngắt cột buộc một số chữ nhất định phải nhẩy sang cột khác

ü Để chèn dấu ngắt cột, dùng một trong các cách sau đây:

• Trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Breaks

rồi sau đó Column

• Nhấn tổ hợp phím

ü Nếu cột chạy qua nhiều hơn một trang, có thể điều khiển ngắt văn bản giữa các trang, dùng một trong các cách sau đây :

• Trên tab Page Layout, vào nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Breaks và sau đó Page

• Trên tab Insert, vào nhóm Pages, nhấp vào Page Break

• Nhấn tổ hợp phím

ü Để có được nhiều kiểu trình bày cột khác nhau trong cùng một trang, chèn dấu ngắt đoạn dạng Continuous giữa các kiểu trình bày

3.3.6. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

Trên thanh Ribbon / chọn Insert -> chọn Text box

3.3.7. Đánh dầu đầu đoạn và đánh số thứ tự tự động

Chèn số trang tự động trong văn bản

Trên thanh Ribbon/ chọn thẻ Insert-> chọn Page number

Chọn vị trí đặt số trang: Định dạng kiểu số trang trong mục Format Page Number cửa sổ Page Number Format xuất hiện

- Number format: định dạng kiểu số trang

- Start at: số của trang đầu tiên.

3.4. Chèn các đối tượng vào văn bản

3.4.1. Đánh số trang cho văn bản

Để chèn số trang vào văn bản, trên tab Insert, vào nhóm lệnh Header & Footer, nhấp vào Page Number

- Top of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở đầu trang.

- Bottom of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở cuối trang.

- Page Margins: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở lề.

- Current Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số để áp dụng với vị trí đánh số trang hiện tại.

- Format Page Numbers: Hiển thị các kiểu số trang khác nhau, cũng như lựa chọn con số bắt đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1.

3.4.2. Chèn ký tự đặc biệt

Để chèn các kí tự đặc biệt, sử dụng một trong các cách sau:

- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp

- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp Symbol, sau đó nhấp More Symbols.

Sử dụng tab Special Characters cho các ký tự thường không xuất hiện trong in

ấn:

3.4.3. Chèn công thức toán học

Trên thanh Ribbon chọn thẻ Insert chọn Equation

3.4.4. Chèn hình ảnh vào văn bản

Có thể chèn hình ảnh vào văn bản từ nhiều nguồn

Để chèn một hình ảnh, đặt trỏ chuột vào văn bản nơi bạn muốn đặt hình ảnh, và rồi trên tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Picture.

Chèn Clip Art: Có sẵn trực tuyến từ trang web trực tuyến Microsoft Office với các hình ảnh đồ họa bạn có thể tải về.

Để chèn Clip Art, đặt trỏ chuột vào vị trí bạn muốn đặt đồ họa, và sau đó trên tab

Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Clip Art:

- Search for: Nhập chữ để Word tìm kiếm hình ảnh clip art nào đó.

- Search in: Chỉ định nơi mà Word sẽ tìm kiếm cho phù hợp với hình ảnh clip art.

- Results should be: Chỉ định loại phương tiện bạn muốn dùng.

Organize clips: Hiển thị Clip Organizer nơi hình ảnh Clip Art được lưu trữ trong hệ thống phân cấp để xem hình ảnh trong thể loại cụ thể, hoặc tất cả các hình ảnh có sẵn.

Để chèn hình ảnh từ các kết quả tìm kiếm, đặt vị trí con trỏ trên hình ảnh và sử dụng một trong các cách sau:

- Nhấp vào ảnh trong danh sách

- Chỉ vào hình họa và nhấn vào mũi tên bên cạnh nó

Biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên trái của mỗi hình ảnh giúp xác định:

- Nó có thể được lấy trực tuyến từ website của Microsoft.

- Nó không phải là có sẵn từ bộ sưu tập hiện có.

- Không có hình ảnh động với hình ảnh này.

Để xác định xem hình ảnh phù hợp, chỉ vào hình ảnh để xem màn hình gợi ý (Screen Tip) với các từ khóa có liên quan với hình ảnh

Clip Art trên Office Online:

- Tìm kiếm trực tuyến Microsoft Clip Art và trang web Media cho hình ảnh cụ thể, hình ảnh mới nhất, hoặc chọn từ một số chuyên mục của hình ảnh

- Lời khuyên cho việc tìm kiếm clip: Hiển thị cửa sổ trợ giúp với thông tin và lời khuyên về việc làm thế nào để có được kết quả tốt nhất từ tìm kiếm

Thao tác với hình ảnh: Có thể chèn hình ảnh dưới dạng đối tượng nằm trong dòng văn bản - inline objects (mặc định) hoặc đối tượng tự do - floating objects.

- Inline object giữ vai trò như các ký tự trong đoạn văn bản

- Floating object có thể được đặt ở bất cứ nơi đâu trong văn bản Có thể chuyển đổi từ inline sang floating hoặc ngược lại

Phải chọn hình ảnh trước khi bạn có thể thay đổi nó: Cần hiển thị xử lý

Mỗi lần bạn chèn hình ảnh, ribbon Picture Tools xuất hiện và đưa ra nhiều cách xử lý hình ảnh đó.

Kích cỡ cho hình ảnh:

- Hình ảnh được chèn với kích cỡ ban đầu của nó, hoặc kích cỡ lớn nhất mà trang sẽ chứa

- Có thể thay đổi kích cỡ hoặc quy mô hình ảnh theo tỷ lệ bạn muốn

- Để đặt lại kích cỡ của hình ảnh, ta có thể dùng các nút điều chỉnh:

ü Theo chiều dọc, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa đường viền ngang trên hoặc dưới co lại hay rộng ra.

ü Theo chiều ngang, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa ở cạnh bên trái hoặc bên phải theo hướng co lại hoặc giãn rộng ra.

ü Để điều chỉnh hai cạnh liền kề cùng một lúc, kéo những nút điều chỉnh ở góc co lại hoặc giãn rộng ra

- Để giữ hình ảnh có kích thước vẫn giữ được tỷ lệ cân đối, nhấn phím

trước khi kéo nút điều chỉnh.

Cắt xén hình ảnh:

- Đề cập khả năng "cắt" một phần nhất định của hình ảnh

- Chỉ có thể cắt hình ảnh theo chiều ngang hoặc chiều dọc

- Khi hoạt động, con trỏ thay đổi

- Để cắt phía đầu hoặc phía chân bức ảnh, kéo dấu ở phía trên và dưới chân bức

ảnh

- Để cắt cạnh trái hoặc phải của ảnh, kéo dấu ở bên trái hoặc phải khung ảnh

- Để điều chỉnh hai cạnh liền kề, kéo một trong hai dấu ở góc ảnh

Thay đổi đặc tính của hình ảnh:

- Cách chèn hình ảnh vào một văn bản tùy thuộc vào các đặc tính của hình ảnh

đó

- Để thay đổi đặc tính cho hình ảnh được chọn, sử dụng một trong các cách sau:

ü Nhấp tính năng thích hợp từ ribbon Picture Tools Format

ü Tại Picture Tools, trên tab Format, nhấn Dialog box launcher đối với nhóm đặc tính được điều chỉnh

ü Nhấp chuột phải vào hình ảnh và nhấp Format Picture

Di chuyển hình ảnh:

- Kéo và thả (drag-and-drop) là cách dễ nhất để di chuyển hình ảnh

- Nếu đó là đối tượng nằm trong dòng văn bản, khi bạn kéo hình trỏ chuột sẽ hiển thị dưới dạng

- Nếu đó là một đối tượng tự do, khi bạn kéo, trỏ chuột sẽ hiện như sau

3.4.5. Tạo chữ nghệthuật

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn

xuất hiện trong hộp thoại:

Hình 3.4.5 Hộp thoại chèn chữ nghệ thuật WordArt

- Chọn kiểu mẫu chữ -> nhập nội dung chữ cần chèn trong mục Edit Word Art Text -> chọn OK

- Định dạng Word Art: Click chuột phải chọn Format Word Art

ü Color and lines: chọn màu nền cho chữ

ü Layout: chọn định dạng hiển thị cho Word Art

3.4.6. Vẽ hình trongword

- Để vẽ các đối tượng, tại tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp Shapes

- Khi tạo ra rất nhiều hình dạng, xem xét việc tạo ra chúng trong khung vẽ để giữ cho tất cả các đối tượng với nhau

ü Để tạo khung vẽ, tại tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp Shapes, nhấn

New Drawing Canvas

ü Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools

- Con trỏ chuột thay đổi thành sau khi lựa chọn hình muốn vẽ

- Có thể tạo ra hầu hết các đối tượng bằng cách nhấn vào góc trên bên trái của đối tượng và kéo cho đến khi bằng kích thước đối tượng bạn muốn

- Để vẽ một đối tượng khác cùng loại, bấm vào công cụ một lần nữa

- Để chọn đối tượng, nhấp vào đối tượng

- Để chọn nhiều đối tượng, dùng một trong các cách sau:

ü Nhấp vào đối tượng đầu tiên, nhấn phím

hoặc

, rồi nhấp tiếp vào các đối tượng khác

ü Trên nhãn Home, trong nhóm Editing, nhấp Select, và nhấp Select Objects

- Số nút điều chỉnh khi chọn đối tượng sẽ xuất hiện tùy thuộc vào đối tượng hình

họa

- Để quy định kích cỡ của đối tượng, nhấp vào đối tượng để các nút điều chỉnh hiện ra

mới

- Để di chuyển một đối tượng, nhấp vào đối tượng đó để chọn và kéo sang vị trí

- Để xóa một đối tượng, nhấp vào đối tượng để chọn rồi nhấn phím

- Khi vẽ đối tượng cần đặt chính xác vị trí, trên nhãn View, nhóm Show, nhấp vào Gridlines

- Để vẽ đường thẳng hoặc một hình cân đối hoàn hảo như hình vuông, tròn, tam giác, nhấp và kéo để bắt đầu vẽ đối tượng, và nhấn phím

khi vẽ hình để đạt kích cỡ mong muốn.

- Để vẽ một đối tượng lớn đều từ điểm trung tâm của hình đó, nhấn

khi bạn vẽ đối tượng đạt tới độ cao hoặc độ rộng mong muốn.

Để vẽ hai hình có cạnh hoặc điểm chung, bắt đầu vẽ hình thứ nhất trước. Sau đó vẽ hình thứ hai và di chuyển nó tới cạnh hoặc điểm chung để đè lên trên cạnh hoặc điểm chung của hình thứ nhất.

- Để chèn chữ vào hình hoặc biên tập chữ sẵn có trong đó, dùng một trong các cách sau:

ü Chọn đối tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools, sau đó trên tab Format, trong nhóm Insert Shapes, nhấp (Edit Text)

ü Trên tab Insert, trong nhóm Text, chọn Text Box

ü Cũng có thể xử lý các hình vẽ với các tính năng như cắt, sao chép, dán, và định dạng

3.5. Tạo biểu đồ cho văn bản

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn Chart

Hình 3.3: Công cụ vẽ biểu đồ

- Để thay đổi và định dạng cho biểu đồ lựa chọn Chart tools / lựa chọn trong các thực đơn Design, Layout, Format.

- Hoặc click phải chuột vào biểu đồ xuất hiện các lựa chọn:

+ Delete: xóa biểu đồ

+ Reset match Style: Reset kiểu chọn

+ Change series Chart type: Thay đổi kiểu trong biểu đồ.

+ Edit Data: Hiệu chỉnh dữ liệu trong biểu đồ

+ 3- D rotation: Các định dạng xoay biểu đồ, định dạng 3- D...

+ Add Data lables: Thêm các nhãn cho biểu đồ.

+ Format Data Series: Định dạng cho các Series.

3.6. Biểu bảng

3.6.1. Tạo bảng mới

a) Vẽ bảng

Vẽ bảng (Draw Table) cho phép bạn vẽ bảng với bất cứ kích cỡ, hình dạng nào, tạo dòng, cột, và ô có chiều cao và chiều rộng bất kỳ, và chỉnh sửa các ô về kích cỡ và số lượng một cách nhanh chóng, tùy ý.

Dùng một trong các phương pháp sau để kích hoạt tính năng Draw Table:

- Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp vào Table và rồi nhấp vào Draw Table.

- Dưới ribbon Table Tools, trên nhãn Design, trong nhóm Draw Borders, nhấp vào Draw Table.

Bắt đầu bằng vẽ viền ngoài của bảng

Nhấp vào khoảng bạn muốn đặt góc cao bên trái của bảng, và sau đó kéo tới vị trí bạn muốn đặt góc thấp bên phải của bảng:

- Để vẽ đường kẻ ngang, nhấp vào vị trí bắt đầu bên trái của đường kẻ và kéo tới vị trí bạn muốn kết thúc

- Để vẽ đường kẻ dọc, nhấp vào vị trí bạn muốn đặt đỉnh đường kẻ và kéo xuống dưới vị trí đặt chân đường kẻ

- Để vẽ đường kẻ chéo, nhấp chuột vào một góc của ô và kéo nối sang góc đối diện của ô

- Dùng công cụ Eraser để xóa đường kẻ trong bảng

- Để tắt công cụ Draw Table hoặc Eraser, nhấp chuột vào nút đó

b) Chèn bảng

Tạo bảng đơn giản có chiều cao dòng, độ rộng cột chẵn

Để chèn bảng, dùng một trong các cách sau:

- Trên tab Insert, trong nhóm Tables, nhấp Table, sau đó kéo qua, xuống, hoặc theo đường chéo trên lưới để xác định số cột và cáchàng

- Bảng có nhiều hơn 8 × 10, dùng tính năng Insert Table

3.6.2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Có thể sắp xếp thông tin trong bảng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần Loại dữ liệu sẽ quyết định kiểu sắp xếp trong bảng và số lượng cột thông tin

Mở lệnh Sort bằng cách chọn các ô (hoặc bảng), rồi dùng một trong các cách sau:

- Ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong nhóm Data, nhấp vào Sort

- Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào (Sort).

+ Sort By: chọn cột cần sắp xếp

+ Type: Kiểu dữ liệu cần sắp xếp (tự động chọn phù hợp với nội dung) Text (kiểu văn bản), Number (kiểu số), Date (kiểu ngày)

+ Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng dần

+ Descending: Sắp xếp theo chiều giảm dần

+ Chọn các cột khóa phụ tùy thuộc theo yêu cầu, lặp lại các bước đối với Then

by.

+ OK

3.6.3. Tính toán dữ liệu trong word

Nháy chuột vào vị trí cần hiển thị kết quả. Vào Table Tools -> chọn Layout -> chọn Formula:

- Formula: Gõ lệnh thực hiện tính toán.

- Number format: Định dạng kiểu kết quả hiển thị.

- Paste Function: Lựa chọn hàm.

Một số lệnh cơ bản:

- SUM(LEFT): Tính tổng các trị số bên trái con trỏ

- SUM(RIGHT): Tính tổng các trị số bên phải con trỏ

- SUM(ABOVE): Tính tổng các trị số bên trên con trỏ

- SUM(BELOW): Tính tổng các trị số bên dưới con trỏ

Chú ý: Khi sử dụng các lệnh cơ bản như trên thì các trị số tính toán phải liên tiếp nhau, không được phép ngắt quãng.

3.7. Định dạng trang và in ấn Định dạng trang in:

PDF: Chia sẻ tài liệu Word với những người khác có thể không có cài đặt chương trình Word. Giao diện được bảo tồn nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu như trong Word. Nói chung làm giảm kích thước tài liệu

Fax: Người nhận sẽ nhận được văn bản in hoặc phiên bản trực tuyến. Không thể thay đổi định dạng đầu ra này.

E-mail Attachment: Gửi tài liệu dạng e-mail, hoặc đính kèm

Web Content: Thiết lập trang web trên mạng nội bộ của tổ chức hoặc trên website

Xem trước khi in: Có nhiều tùy chọn tương tự có sẵn để quản lý tài liệu trong chế độ xem dạng Print Layout hoặc Draft. Tab Print Preview bao gồm các lệnh để di chuyển xung quanh các chế độ xem này.

Vị trí chuột trên văn bản xem trước được hiển thị hoặc để phóng to hoặc thu nhỏ độ phóng đại trước

In ấn: Một số cách khác nhau để in với sự lựa chọn in tất cả hoặc một phần của văn bản. Để cài đặt các tùy chọn in văn bản cụ thể, sử dụng một trong những cách sau:

- Nhấp vào Office Button và chọn Print

- Nhấn tổ hợp phím

- Trong chế độ Print Preview, nhấp Print

Rated 4.6/5 based on 28 votes

popcash

Tin học - Chương 3: Soạn thảo văn bản