CHƯƠNG 3. TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
Chương này tập trung vào các kỹ năng cơ bản đến trung
cấp trong sử dụng Microsoft Word và sử dụng các tính năng và thao tác cơ bản để
soạn thảo văn bản. Chương này được chia ra thành các bài nhỏ với các nội dung
như một số thao tác soạn thảo, thao tác định dạng, chèn các đối tượng vào văn
bản, tạo biểu đồ, định dạng trang và in ấn…
3.1. Tổng
quan về các trình soạn thảo văn bản.
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và
truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản
được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh
vực cụ thể của đời sống xã quản lý nhà nước mà văn bản có những nội dung và
hình thức thể hiện khác nhau. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng
ngôn ngữ ở dạng viết. Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về
nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một
mục tiêu giao tiếp nhất định.
Một số chú ý khi soạn thảo
văn bản:
Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:);
chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước
nó, tiếp theo là một dấu cách sau đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu là
ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này.
Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết
sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Các phần mềm soạn thảo văn bản: phần mềm soạn thảo văn
bản là các phần mềm cho phép tạo ra văn bản số, cho phép thực hện các thao tác
chỉnh sửa, soạn thảo nội dung văn bản số. Hiện tại có rất nhiều phần mềm soạn
thảo văn bản khác nhau sử dụng trên các hệ điều hành khác nhau.
Phần mềm soạn thảo văn bản cho máy tính cá nhân, có
một số phần mềm như
sau:
+ Microsoft Office: là bộ ứng dụng
văn phòng của Microsoft cung cấp các tính năng chính như soạn thảo văn bản, tạo
bảng tính, tạo bài thuyết trình, tạo cơ sở dữ liệu, quản lý lưu trữ Email…
+ Atlantis Nova là chương trình gọn
nhẹ, có thể giúp bạn soạn thảo văn bản dễ dàng, nhanh chóng. Chương trình tiện
ích trên công cụ máy tính xách tay.
+ EType là công cụ hỗ trợ
bạn soạn thảo văn bản tiếng nước ngoài.
+ TED Notepad là trình soạn thảo văn
bản nâng cao của Notepad, nó vừa có những tính năng cơ bản của một công cụ soạn
thảo văn bản thông thường đồng thời tích hợp thêm nhiều tính năng hiện đại tiên
tiến trong biên tập văn bản.
+ Mulltilingual Automated Typist là phần mềm
hỗ trợ soạn thảo văn bản tiếng nước ngoài độc đáo và hiệu quả.
+ OmmWriter for
Mac Soạn thảo văn bản trên Mac, là
chương trình soạn thảo tài liệu, nó cho phép bạn xử lý văn bản dễ dàng nhất,
tránh những phiền nhiễu không đánh có từ Internet.
+ HippoEDIT là công cụ
soạn thảo văn bản tiện dụng cho MS Windows.
+ OxygenOffice Professional là phiên
bản nâng cao của bộ công cụ OpenOffice.org tích hợp mọi chức năng, công cụ,
những gì cần có phục vụ công việc văn phòng. Nó bao gồm phần mở rộng như các
hình mẫu, clipart, phông chữ, hỗ trợ VBA.
+ TextMate for Mac cho phép người
dùng tạo ra các phạm vi cho các dữ liệu của văn bản và nhận diện chúng bằng các
dầu hiệu riêng như tiêu đề, màu sắc. Đồng thời mô tả chúng qua những thông tin
khác nhau đề giúp người dùng lựa chọn các đoạn văn bản một cách nhanh chóng và
chính xác nhất.
+ OpenOffice Xử
lý, soạn thảo văn bản, bộ office mã nguồn mở số 1, lựa chọn thay thế Microsoft
Office.OpenOffice là ứng dụng văn phòng được phát triển bởi những người viết
phần mềm.Đặc biệt OpenOffice có thể hoạt động trên tất cả các hệ điều hành
thông dụng với khả năng đọc, ghi các dịnh dạng văn bản của MS Office.
+ LibreOffice
For Linux Ứng dụng văn phòng cho Linux, cung
cấp đầy đủ các tính năng cho các công việc văn phòng trên hệ điều hành Linux
như chương trình để soạn thảo và xử lý tài liệu thông tin. Phần mềm này giúp
tạo ra nhiều định dạng tập tin, các loại đồ thị, bài thuyết trình, bảng tính và
cả môi trường để lưu trữ cơ sở dữ liệu.
+ WriteMonkey là công cụ có đầy đủ
tính năng trong việc ghi chép và xử lý văn bản, trong đó có rất nhiều tính năng
độc đáo, nó cho phép người dùng thao tác với màn hình mà không sử dụng chuột.
+ AbiWord Portable:
Đây là phiên bản di động của AbiWord, bạn có thể lưu trữ cài đặt của tiện ích
này trên các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, ổ cứng di động, thẻ nhớ Flash..để sử dụng bất kì đâu.
Phần mềm soạn thao văn bản cho điện thoại di động,
máy tính bảng có một số
loại:
+ Jota Text Editor là ứng dụng cung
cấp một một trình soạn thảo văn bản hữu dụng và đầy đủ tính năng dành cho
Android. Phần mềm có các tính năng tiện lợi như hỗ trợ lên tới 1 triệu ký tự,
tự động dò tìm nhiều mã ký tự, thay đổi mã ký tự…
+ Elements for iOS là ứng dụng cho
phép bạn soạn thảo văn bản với phần mềm hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.Đây là
công cụ soạn thảo văn bản dành cho thiết bị iPhone hay iPad cho phép bạn xem,
chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu.
+ WriteRight for iOS là một trình
soạn thảo văn bản tiện lợi với tổ hợp các từ đồng nghĩa, trái nghĩa và từ ngữ
cho iPad, iPad Mini và iPhone để thực hiện việc tạo văn bản dễ dàng hơn. Người
dùng có thể đồng bộ hóa các dữ liệu trên dịch vụ đám mây và xuất soạn thảo văn bản
+ Smart Office 2 For Android là
chương trình đem đến cho người sử dụng
những công cụ hữu ích trong việc thực hiện xem cũng như chỉnh sửa văn
bản bất kì trên thiết bị Android một cách nhanh chóng và tiện lợi.
+ Office Mobile for Office 365 là
ứng dụng hỗ trợ truy cập, tạo và chỉnh sửa các file dữ liệu Microsoft Word,
Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint. Chương trình tương thích với các dịch
vụ lưu trữ đám mây, mở và chỉnh sửa dữ liệu đính kèm email mess ...
+ Docs To Go - Free Office Suite for Android
là bộ công cụ văn phòng đơn giản nhưng giàu tính năng hỗ trợ người dùng
tạo, xem và chỉnh sửa các bản ở nhiều định dạng khác nhau trực tiếp trên thiết
bị Android. Ứng dụng này còn kết nối với các tài khoản lưu trữ đám mây và soạn
thảo văn bản
+ Documents Free for iOS là bộ tiện
ích văn phòng đơn giản và tiện lợi hỗ trợ cho các thiết bị iOS bao gồm cả
iPhone, iPad và iPod Touch, cho phép người dùng quản lý, tổ chức cũng như chỉnh
sửa văn bản dễ dàng.
+ Microsoft Office Mobile for android là
ứng dụng văn phòng dành cho các thiết bị Android do hãng Microsoft phát hành
được sử dụng hoàn toàn miễn phí, với đầy đủ các chức năng như của phiên bản
Windows. Bộ công cụ này gồm Word, Excel và PowerPoint.
+ OfficeSuite Pro 7 for Android là
ứng dụng văn phòng đem đến cho người sử dụng các công cụ thông minh và mạnh mẽ
để có thể thực hiện thao tác với văn bản
một cách nhanh chóng và chính xác.
3.2. Một
số thao tác soạn thảo cơ bản
3.2.1.
Nhập văn bản
-
Vị trí con trỏ nhập văn bản: Thanh thẳng đứng nhấp
nháy trên màn hình thể hiện nơi Word sẽ
chèn các ký tự hoặc dán một nội dung
-
Nhập văn bản: Word tự động chèn văn bản vào bên phải
của vị trí con trỏ nhập văn bản, di chuyển phần văn bản hiện có sang phải.
Xóa văn bản: Để xóa các ký tự bên phải nhấn phím
delete. Để xóa các ký tự bên trái nhấn phím backspace.
-
Insert / Overtype: Nhấn phím insert để bật chế độ Overtype
(chèn ghi đè); nhấn phím này một lần nữa để bật chế độ Insert (chèn thường).
-
Word Wrap: Khi đủ số lượng từ trên một dòng, từ kế
tiếp tự động nhảy xuống hàng kế tiếp. Khi không muốn Word Wrap, nhấn phím enter để kết thúc đoạn.
- Dòng trống: Để chèn một dòng
trống, nhấn phím enter ở đầu hoặc
cuối đoạn.
3.2.2.
Thao tác với khối văn bản
- Chọn các khối văn bản cụ thể
- Sử dụng thanh lựa chọn
(Selection Bar)
- Thay đổi chế độ xem văn bản
- Điều chỉnh phóng to/ thu nhỏ
- Chỉnh sửa văn bản
- Sử dụng lệnh Undo, Redo, và Repeat
- Sử dụng lệnh Cut, Copy, và Paste
- Sử dụng Office Clipboard
a)
Chọn khối văn bản
 |
- Để Word xác định được vị trí
phần văn bản cần thực hiện các thao tác
- Phần văn bản được chọn đó vẫn sẽ giữ nguyên
cho đến khi bạn xóa hoặc bỏ
chọn
-
Nếu đánh dấu sai khối hoặc bạn muốn chọn lại, hãy nhấp
chuột vào bất cứ vị trí nào trong văn bản hoặc bấm một trong các phím mũi tên
để bỏ chọn, và bắt đầu chọn lại.
Chọn khối văn
bản liền nhau:
-
Để chọn khối văn bản bằng cách dùng chuột, vị trí con
trỏ chuột ở đầu văn bản để lựa chọn và sau đó kéo để làm nổi bật phần văn bản
được chọn
- Có thể tăng hoặc giảm lựa
chọn khi bạn giữ nút chuột
-
Để chọn khối văn bản bằng cách sử dụng bàn phím, tại
vị trí điểm chèn, nhấn phím Shift và nhấn phím mũi tên để di chuyển để làm nổi
bật phần văn bản được chọn
ü Để chọn từ, nhấp đúp chuột
vào từ cần chọn
ü Để chọn câu nhấn phím Ctrl
và nhấp chuột trên câu đó
ü Để chọn đoạn, nhấp chuột ba
lần liên tiếp trên đoạn đó
ü Để chọn toàn bộ văn bản, làm
một trong các cách sau:
Tại thẻ Home,
trong nhóm Editing, chọn Select, chọn Select All
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A
Chọn khối văn
bản không liền nhau:
- Có thể chọn khối văn bản dù
khối đó không liền nhau
-
 |
Chọn phần đầu tiên của văn bản và sau đó nhấn phím Ctrl khi bạn chọn phần văn bản tiếp theo
b) Sử dụng thanh lựa chọn
Nằm trong vùng trống ở cạnh
trái của văn bản: Con trỏ chuột thay đổi sang.
Để thực hiện lựa chọn sử dụng
thanh lựa chọn, thực hiện một trong các cách sau:
- Đối với dòng văn bản, nhấp
chuột vào ở phía bên trái của dòng văn bản
- Đối với đoạn, nhấp đúp chuột
vào ở bên trái của đoạn
-
 |
Để chọn toàn bộ văn bản, nhấp chuột ba lần liên tiếp vào bất cứ nơi nào trong thanh lựa chọn, hoặc nhấn
và nhấp vào bất cứ nơi nào trên thanh lựa chọn
c)
Thay đổi chế độ xem văn bản
 |
Print Layout: Hiển thị nội dung tập tin
như khi bạn in.
Full Screen Reading: Điều
chỉnh nội dung văn bản với kích thước của màn hình chỉ hiển thị văn bản, tương
tự như đang đọc một cuốn sách.
Web Layout: Điều chỉnh văn bản
và các thành phần khác tương tự như sử dụng chương trình thiết kế Web để tạo ra
trang Web.
Outline: Chế độ hiển thị văn
bản dưới các định dạng nhất định, như kiểu tiêu đề, để tổ chức nội dung.
Draft: Hiển thị văn bản theo
toàn bộ chiều rộng của màn hình, chỉ nhìn thấy thanh thước ngang.
d) Điều chỉnh phóng to thu nhỏ
-
Điều chỉnh màn hình hiển thị văn bản bằng cách sử dụng
chức năng Zoom, thẻ View, Zoom level, hoặc Zoom slider trên thanh trạng thái.
-
Có thể thiết lập tỷ lệ phần trăm phóng to từ 10% đến
500%, hoặc toàn bộ chiều rộng của trang
- Chỉ điều khiển được màn hình
hiển thị
e)
Chỉnh sửa văn bản
- Quy trình của việc thêm,
xoá, hoặc thay đổi văn bản
- Phải lựa chọn, trước khi bạn
có thể sửa đổi bất kỳ đoạn văn bản nào.
Để thay đổi văn bản hiện hành, sử
dụng một trong các cách sau:
- Chọn văn bản và kiểu văn bản
mới để thay thế văn bản cũ.
- Để xóa vài ký tự, sử dụng
phím delete hoặc backspace.
- Để xóa số lượng lớn văn bản,
chọn văn bản và nhấn phím delete.
- Nếu chế độ Overtype đang
hoạt động, có thể gõ trên văn bản hiện hành.
Hãy cẩn thận khi thay đổi với
văn bản đã chọn:
- Khi bạn nhấn phím hoặc nhấp
chuột tùy chọn, văn bản lựa chọn bị ảnh hưởng.
f)
Sử dụng lệnh undo, redo, và repeat
 |
Nếu cần đảo ngược hành động (hoàn tác), kích hoạt lệnh Undo bằng một trong các cách sau:
- Tại thanh công cụ Quick
Access, nhấp 
(Undo)
(Undo)
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z
Click vào mũi tên cho Undo để hiển thị danh sách của 100 hành động liên
tiếp thực hiện.
Có thể chọn bất kỳ mục trong danh sách để hủy lệnh này và tất cả các lệnh
được thực hiện kể từ đó.
Nếu muốn giữ lại thao tác đã Undo, có thể dùng lệnh Redo hoặc Repeat
bằng một trong những cách sau:
-
Tại thanh công cụ Quick
Access, nhấp 
(Redo/Repeat)
(Redo/Repeat)
-
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y
g) Sử dụng lệnh cut, copy, past.
- Cut:
Cắt hoặc di chuyển một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ Clipboard.
- Copy:
Chép một đối tượng đã chọn nào đó vào bộ nhớ
Clipboard.
- Paste:
Dán đoạn văn bản có trong Clipboard vào vị trí con trỏ văn bản.
-
Bộ nhớ Clipboard lưu tạm thời các đối tượng được cắt
hoặc sao chép, có thể dán các đối tượng
đó vào bất cứ vị trí nào bạn muốn
h) Sử dụng Office Clipboard
Có thể lưu trữ và lấy 24 đối
tượng
Hiển thị nội dung trong Clipboard với biểu tượng đại diện cho chương
trình gốc của từng đối tượng
Để
hiển thị của sổ thao
tác Clipboard, tại
thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp Dialog
box launcher
-
Paste All: Dán tất
cả các đối tượng cùng một lúc theo thứ tự xuất hiện trong Clipboard
- Clear All: Xóa tất cả đối tượng từ Clipboard
- Options: Cho phép chọn lựa các thao tác trong
Clipboard
Để dán một đối tượng vào một vị trí nào đó trong văn bản, nhấp chuột vào
đối tương đó trong Clipboard
3.3. Các
thao tác định dạng cơ bản
3.3.1.
Định dạng ký tự
-
Font: Hiển thị các kiểu ký tự
cho văn bản trên màn hình và bản in.
- Font Size: Đề cập đến chiều cao của các ký tự.
-
Character
Formatting: Đề cập đến các biến đổi cách điệu đặc biệt áp dụng cho các ký tự đơn giản để làm cho chúng nổi
bật so với các văn bản khác.
- Effects: Đề cập đến hiệu ứng đặc biệt bạn có thể thêm vào văn bản.
- Có thể áp dụng định dạng cho
văn bản khi bạn gõ hoặc sau khi văn bản được
gõ
-
Để áp dụng định dạng cho các ký tự trong văn bản, thực
hiện một trong các cách sau:
ü Tại thẻ Home, nhóm Font, nhấp
vào các nút định dạng phù hợp
ü Sử dụng các tùy chọn định
dạng trong hộp thoại Font
ü Bấm các phím tắt đại diện
cho tùy chọn định dạng được dùng
ü Bấm chuột phải vào văn bản,
sau đó nhấp chọn mục Font
ü Nhấp vào các tùy chọn trên
thanh công cụ Mini.
-
Có thể bật / tắt hầu hết các tính năng định dạng bằng cách nhấn vào nút tương
ứng
- Chức năng được kích hoạt
xuất hiện bằng một màu khác so với các nút khác
- Mũi tên bên cạnh nút cho
biết các tùy chọn bổ sung cho tính
năng đó
-
Để loại bỏ tất cả các định dạng văn bản đã chọn, tại
thẻ Home, nhóm Font, nhấp Clear Formatting.
3.3.2. Định
dạng văn bản qua Style và chổi định dạng
Tìm hiểu cửa sổ style:
ü Show Preview: Bật một bản xem trước của kiểu
trình bày này với các thuộc tính của nó
hoặc tắt đi.
ü Disable Linked Styles: Vô hiệu
hóa những kiểu trình bày được thiết lập trong trường Based on.
ü New Style: Tạo một kiểu trình bày mới bằng
cách sử dụng Create New Style from
Formatting dialog box.
ü Style Inspector: Hiển thị một hộp thoại để xem lại
các thuộc tính cho kiểu trình bày này với sự truy cập dễ dàng để tùy biến hoặc
quản lý nó.
ü Manage Styles: Thiết lập các tùy chọn mặc định
cho cửa sổ Styles, hoặc chỉnh sửa các kiểu trình bày trong hộp thoại này.
ü Options: Chọn các tùy chọn cho cửa sổ Styles sẽ xuất hiện khi hoạt động.
Chổi định
dạng:
-
Áp dụng các tùy chọn định dạng tương tự từ một đoạn
văn bản khác trong tài liệu mà không áp dụng mỗi lựa chọn định dạng riêng lẻ
mỗi lần
- Khi tính năng được kích
hoạt, con trỏ chuột thay đổi sang
- Để áp dụng định dạng từ đoạn văn bản này sang đoạn văn bản khác, tại thẻ
Home, nhóm Clipboard,
nhấp 
sau đó nhấp chuột vào đoạn văn bản mà
muốn áp dụng
sau đó nhấp chuột vào đoạn văn bản mà
muốn áp dụng
-
Để áp dụng định dạng cho nhiều đoạn văn bản, tại thẻ Home, nhóm Clipboard, nhấp đúp vào 
sau đó nhấp vào từng đoạn văn bản muốn áp dụng.
sau đó nhấp vào từng đoạn văn bản muốn áp dụng.
3.3.3.
Tạo khung và nền
- Chọn phần văn bản cần tạo
khung và màu nền
- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ
Page layout / chọn page borders
 |
Hình 3.1: Công cụ tạo khung
và màu nền
-> Hộp thoại Borders and
Shading xuất hiện
 |
Hình 3.2: Hộp thoại Borders and
Shading
a)
Tại nhãn borders tạo khung
cho đoạn văn bản
- Setting: chọn mẫu đường kẻ
- Style: chọn mẫu đường kẻ
- Color: màu đường kẻ
- Preview: quan sát từng đường
kẻ và sử lý từng đường kẻ
- Apply to: các xác nhận cho
đoạn văn bản
b) Nhãn page border: Tạo khung cho cả trang
c)
Nhãn Shading: chọn màu nền
3.3.4.
Thiết lập Tabs
Tìm hiểu về các thiết lập
Tabs:
-
Left: Canh lề văn
bản dọc theo cạnh trái của cột, các ký tự dịch chuyển sang phải ngay khi bạn gõ.
-
Center: Trung tâm
văn bản ở giữa của cột; các ký tự dịch chuyển đều sang trái và phải.
- Right: Canh lề văn bản dọc theo cạnh phải của cột, các ký tự dịch chuyển sang
trái.
-
Decimal: Canh lề cột
số dấu thập phân; văn bản chuyển sang bên trái của dấu thập phân cho đến khi
nhập dấu thập phân, sau đó văn bản chuyển sang
phải.
- Bar: Hiển thị đường thẳng đứng nhỏ như dấu phân cách giữa các cột trước và
sau.
ü Nhấp vào Tab Selector để lựa
chọn kiểu canh lề
ü Khoảng cách dừng của tab
trái là 0.5" theo mặc định.
ü Nhấn phím 
để di chuyển từ một cột đến cột kế
tiếp khi gõ văn bản
để di chuyển từ một cột đến cột kế
tiếp khi gõ văn bản
ü Có thể
thiết lập các thiết lập tab mới trước khi đánh máy, hoặc áp dụng đối với văn
bản hiện hành
ü 
Sử dụng 
(Show/Hide
¶) để hiển thị cho mỗi lần được sử dụng
Sử dụng (Show/Hide
¶) để hiển thị cho mỗi lần được sử dụng
ü Sử dụng thước kẻ (Ruler) là cách nhanh nhất thiết lập và
điều chỉnh các tab
ü Sử dụng hộp thoại Tabs để
thiết lập vị trí tab chính xác hoặc các dot
leaders:
ü Tại thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấp Dialog box
launcher, nhấp nút Tabs ở góc
bên trái phía dưới; hoặc Nhấp đúp vào biểu tượng tab bên trái thanh thước để
trực tiếp mở hộp thoại Tabs.
ü Để đặt điểm dừng tab chính xác trên
thanh thước, bấm và giữ phím 
khi nhấp vào vị trí đặt
tab.
khi nhấp vào vị trí đặt
tab.
ü Nhấp vào
hộp thoại Tab Selector cho các kiểu canh chỉnh và nhấp vào thanh thước cho các
điểm dừng tab
ü Để xóa tab, nhấp và kéo tab
đó ra khỏi thanh thước kẻ
ü Để điều chỉnh canh lề tab,
nhấp vào tab đó để chuyển sang kiểu canh lề
mới
3.3.5.
Chia cột văn bản
ü Có thể thiết lập các kiểu
trình bày dạng cột báo
ü Văn bản ở cuối cột này sẽ
chạy tiếp sang đầu cột sau
ü Có thể áp dụng dạng cột với
chữ trước hoặc sau khi bạn đánh máy
ü Việc gõ và biên tập trước
rồi áp dụng kiểu trình bày nhiều cột dễ dàng
hơn
ü Để tạo cột, trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào
Columns
ü Để thiết lập tùy chọn thêm
cho cột, nhấn More Columns
ü Presets: Cung cấp các lựa chọn trình bày cột khác nhau.
ü Number of columns: Có chứa các nút điều chỉnh
tăng giảm để bạn đặt số lượng cột bạn muốn.
ü Width and spacing: Thay đổi độ rộng và khoảng cách giữa các cột.
ü Apply to: Xác định đoạn văn bản bạn muốn trình bày dạng cột
ü Line between: Chèn một đường thẳng chạy dọc phân
tách các cột trong văn bản.
ü Start new column: Hoạt động tương tự như chèn
dấu ngắt đoạn đối với văn bản không
trình bày ở dạng cột.
ü Nếu đoạn
văn bản từ cột này kéo dài sang cột kia gây khó đọc, chèn một dấu ngắt cột buộc
một số chữ nhất định phải nhẩy sang cột khác
ü Để chèn dấu ngắt cột, dùng
một trong các cách sau đây:
•
Trên tab Page Layout, trong nhóm lệnh Page Setup, nhấp vào Breaks
rồi sau đó Column
•
Nhấn tổ hợp phím 
+ 
+ 
+ +
ü Nếu cột
chạy qua nhiều hơn một trang, có thể điều khiển ngắt văn bản giữa các trang,
dùng một trong các cách sau đây :
•
Trên tab Page
Layout, vào nhóm lệnh Page Setup,
nhấp vào Breaks và sau đó Page
•
Trên tab Insert, vào nhóm Pages, nhấp vào Page Break
•
Nhấn tổ hợp phím +
+
ü Để có được
nhiều kiểu trình bày cột khác nhau trong cùng một trang, chèn dấu ngắt đoạn
dạng Continuous giữa các kiểu trình bày
3.3.6.
Tạo chữ cái lớn đầu đoạn
Trên thanh Ribbon / chọn Insert
-> chọn Text box
 |
3.3.7.
Đánh dầu đầu đoạn và đánh số thứ tự tự động
 |
Chèn số trang tự động trong văn
bản
Trên thanh Ribbon/ chọn thẻ
Insert-> chọn Page number
 |
Chọn vị trí đặt số trang: Định dạng kiểu số trang trong mục Format Page Number cửa sổ Page Number Format xuất hiện
-
Number format: định dạng kiểu số trang
-
Start at: số của trang đầu tiên.
3.4. Chèn
các đối tượng vào văn bản
3.4.1.
Đánh số trang cho văn bản
 |
Để
chèn số trang vào văn bản, trên tab Insert,
vào nhóm lệnh Header & Footer,
nhấp vào Page Number
-
Top of Page: Hiển thị các vị trí có thể
đặt số trang ở đầu trang.
- Bottom of Page: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở cuối trang.
- Page Margins: Hiển thị các vị trí có thể đặt số trang ở lề.
-
Current
Position: Hiển thị các lựa chọn đánh số để áp dụng với vị trí đánh số
trang hiện tại.
-
Format Page
Numbers: Hiển thị các kiểu số trang khác nhau, cũng như lựa chọn con
số bắt đầu dùng để đánh số nếu không bắt đầu từ 1.
3.4.2. Chèn
ký tự đặc biệt
Để chèn các kí tự đặc biệt, sử
dụng một trong các cách sau:
- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấp
- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols,
nhấp Symbol, sau đó nhấp More Symbols.
 |
Sử dụng tab Special
Characters cho các ký tự thường không xuất hiện trong in
ấn:
 |
3.4.3.
Chèn công thức toán học
Trên thanh Ribbon chọn thẻ Insert
chọn Equation
 |
3.4.4.
Chèn hình ảnh vào văn bản
 |
Có thể chèn hình ảnh vào văn
bản từ nhiều nguồn
Để chèn một hình ảnh, đặt trỏ chuột vào văn bản nơi bạn muốn đặt hình
ảnh, và rồi trên tab Insert, trong
nhóm Illustrations, nhấp vào Picture.
Chèn Clip Art: Có sẵn trực
tuyến từ trang web trực tuyến Microsoft Office với các hình ảnh đồ họa bạn có
thể tải về.
Để chèn Clip Art, đặt trỏ chuột
vào vị trí bạn muốn đặt đồ họa, và sau đó trên tab
Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp vào Clip Art:
- Search for: Nhập chữ để Word tìm kiếm hình ảnh clip art nào đó.
-
Search in: Chỉ
định nơi
mà Word sẽ tìm kiếm cho phù hợp với hình ảnh
clip art.
- Results should be: Chỉ định loại phương tiện bạn muốn dùng.
-
 |
Organize clips: Hiển thị Clip Organizer nơi hình ảnh Clip Art được lưu trữ trong hệ thống phân cấp để xem hình ảnh trong thể loại cụ thể, hoặc tất cả các hình ảnh có sẵn.
Để chèn hình ảnh từ các kết quả tìm kiếm, đặt vị trí con trỏ trên hình
ảnh và sử dụng một trong các cách sau:
- Nhấp vào ảnh trong danh sách
- Chỉ vào hình họa và nhấn vào
mũi tên bên cạnh nó
Biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên
trái của mỗi hình ảnh giúp xác định:
- Nó có thể được lấy trực
tuyến từ website của Microsoft.
- Nó không phải là có sẵn từ
bộ sưu tập hiện có.
- Không có hình ảnh động với
hình ảnh này.
Để xác định xem hình ảnh phù hợp, chỉ vào hình ảnh để xem màn hình gợi ý
(Screen Tip) với các từ khóa có liên quan với hình ảnh
Clip Art trên
Office Online:
-
Tìm kiếm trực tuyến Microsoft Clip Art và trang web Media cho hình ảnh
cụ thể, hình ảnh mới nhất, hoặc chọn từ một số chuyên mục của hình ảnh
-
Lời khuyên cho việc tìm kiếm clip: Hiển thị cửa sổ trợ
giúp với thông tin và lời khuyên về việc làm thế nào để có được kết quả tốt
nhất từ tìm kiếm
 |
Thao tác với hình ảnh: Có thể chèn hình ảnh dưới dạng đối tượng nằm trong dòng văn bản - inline objects (mặc định) hoặc đối tượng tự do - floating objects.
- Inline object giữ vai trò
như các ký tự trong đoạn văn bản
-
Floating object có thể được đặt ở bất cứ nơi đâu trong
văn bản Có thể chuyển đổi từ inline sang floating hoặc ngược lại
Phải chọn hình ảnh trước khi bạn
có thể thay đổi nó: Cần hiển thị xử lý
 |
Mỗi lần bạn chèn hình ảnh, ribbon Picture Tools xuất hiện và đưa ra nhiều cách xử lý hình ảnh đó.
Kích cỡ cho
hình ảnh:
-
Hình ảnh được chèn với kích cỡ ban đầu của nó, hoặc
kích cỡ lớn nhất mà trang sẽ chứa
- Có thể thay đổi kích cỡ hoặc
quy mô hình ảnh theo tỷ lệ bạn muốn
- Để đặt lại kích cỡ của hình
ảnh, ta có thể dùng các nút điều chỉnh:
ü Theo chiều
dọc, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa đường viền ngang trên hoặc dưới co lại
hay rộng ra.
ü Theo chiều
ngang, bằng cách kéo nút điều chỉnh ở giữa ở cạnh bên trái hoặc bên phải theo hướng co lại hoặc giãn rộng ra.
ü Để điều
chỉnh hai cạnh liền kề cùng một lúc, kéo những nút điều chỉnh ở góc co lại hoặc
giãn rộng ra
-
Để giữ hình ảnh có kích thước vẫn giữ được tỷ lệ cân đối, nhấn phím 
trước khi kéo nút điều chỉnh.
trước khi kéo nút điều chỉnh.
Cắt xén hình
ảnh:
-
Đề cập khả năng "cắt" một phần nhất định của hình ảnh
-
Chỉ có thể cắt hình ảnh theo chiều ngang hoặc chiều dọc
-
Khi hoạt động, con trỏ thay đổi
-
Để cắt phía đầu hoặc phía chân bức ảnh, kéo dấu ở phía trên và dưới chân bức
ảnh
-
Để cắt cạnh trái hoặc phải của ảnh, kéo dấu ở bên trái hoặc phải khung ảnh
-
Để điều chỉnh hai cạnh liền kề, kéo một trong hai dấu ở góc ảnh
Thay đổi đặc
tính của hình ảnh:
-
Cách chèn hình ảnh vào một văn bản tùy thuộc vào các đặc tính của hình ảnh
đó
-
Để thay đổi đặc tính cho hình ảnh được chọn, sử dụng một trong các cách sau:
ü Nhấp tính năng thích hợp từ
ribbon Picture Tools Format
ü Tại Picture Tools, trên tab Format, nhấn Dialog box launcher đối với nhóm đặc tính được điều chỉnh
ü Nhấp chuột phải vào hình ảnh
và nhấp Format Picture
Di chuyển hình ảnh:
-
Kéo và thả (drag-and-drop) là cách dễ nhất để di chuyển hình ảnh
-
Nếu đó là đối tượng nằm trong dòng văn bản, khi bạn
kéo hình trỏ chuột sẽ hiển thị dưới dạng
-
Nếu đó là một đối tượng
tự do, khi bạn kéo, trỏ chuột sẽ hiện như sau 
3.4.5.
Tạo chữ nghệ
thuật
- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn 
xuất
hiện trong hộp thoại:
xuất
hiện trong hộp thoại: |
Hình 3.4.5 Hộp thoại chèn chữ
nghệ thuật WordArt
-
Chọn kiểu mẫu chữ -> nhập nội dung chữ cần chèn
trong mục Edit Word Art Text -> chọn OK
-
Định dạng Word Art: Click chuột phải chọn Format Word Art
ü Color and lines: chọn màu
nền cho chữ
ü Layout: chọn định dạng hiển
thị cho Word Art
3.4.6.
Vẽ hình trong
word
-
Để vẽ các đối tượng, tại tab Insert,
trong nhóm Illustrations, nhấp Shapes
-
Khi tạo ra rất nhiều hình dạng, xem xét việc tạo ra
chúng trong khung vẽ để giữ cho tất cả các đối tượng với nhau
ü Để tạo khung vẽ, tại tab Insert, trong nhóm Illustrations, nhấp Shapes, nhấn
New Drawing
Canvas
ü Chọn đối tượng để hiển thị
ribbon Drawing Tools
 |
-
Con trỏ chuột thay đổi thành sau khi lựa chọn hình muốn vẽ
-
Có thể tạo ra hầu hết các đối tượng bằng cách nhấn vào
góc trên bên trái của đối tượng và kéo
cho đến khi bằng kích thước đối tượng bạn muốn
- Để vẽ một đối tượng khác
cùng loại, bấm vào công cụ một lần nữa
- Để chọn đối tượng, nhấp vào
đối tượng
- Để chọn nhiều đối tượng,
dùng một trong các cách sau:
ü Nhấp vào đối tượng đầu tiên, nhấn
phím 
hoặc 
, rồi nhấp tiếp vào các đối tượng khác
hoặc , rồi nhấp tiếp vào các đối tượng khác
ü Trên nhãn Home, trong nhóm Editing, nhấp Select, và
nhấp Select Objects
-
Số nút điều chỉnh khi chọn đối tượng sẽ xuất hiện tùy thuộc vào đối
tượng hình
họa
-
Để quy định kích cỡ của đối tượng, nhấp vào đối tượng
để các nút điều chỉnh hiện ra
mới
- Để di chuyển một đối tượng,
nhấp vào đối tượng đó để chọn và kéo sang
vị trí
- Để xóa một đối tượng, nhấp vào đối tượng để chọn rồi nhấn phím
- Khi vẽ đối
tượng cần đặt chính xác vị trí, trên nhãn View,
nhóm Show, nhấp vào Gridlines
- Để vẽ đường
thẳng hoặc một hình cân đối hoàn hảo như hình vuông,
tròn, tam giác,
nhấp và kéo để bắt đầu vẽ đối tượng, và nhấn phím 
khi vẽ hình để đạt kích cỡ mong muốn.
khi vẽ hình để đạt kích cỡ mong muốn.
- Để vẽ một
đối tượng lớn đều từ điểm trung tâm của hình đó, nhấn 
khi bạn vẽ đối tượng đạt tới độ cao
hoặc độ rộng mong muốn.
khi bạn vẽ đối tượng đạt tới độ cao
hoặc độ rộng mong muốn.
-
 |
Để vẽ hai hình có cạnh hoặc điểm chung, bắt đầu vẽ hình thứ nhất trước. Sau đó vẽ hình thứ hai và di chuyển nó tới cạnh hoặc điểm chung để đè lên trên cạnh hoặc điểm chung của hình thứ nhất.
- Để chèn chữ
vào hình hoặc biên tập chữ sẵn có trong đó, dùng
một trong các cách sau:
ü Chọn đối
tượng để hiển thị ribbon Drawing Tools,
sau đó trên tab Format, trong nhóm Insert Shapes, nhấp (Edit Text)
ü Trên tab Insert, trong nhóm Text, chọn Text Box
ü Cũng có thể
xử lý các hình vẽ với các tính năng như cắt, sao chép, dán, và định dạng
3.5. Tạo
biểu đồ cho văn bản
-
Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn Chart
Hình 3.3: Công cụ vẽ biểu đồ
 |
-
Để thay đổi và định dạng cho biểu đồ lựa chọn Chart
tools / lựa chọn trong các thực đơn Design, Layout, Format.
- Hoặc click phải chuột vào
biểu đồ xuất hiện các lựa chọn:
+ Delete: xóa biểu đồ
+ Reset match Style: Reset kiểu
chọn
+ Change series Chart type: Thay
đổi kiểu trong biểu đồ.
+ Edit Data: Hiệu chỉnh dữ liệu
trong biểu đồ
+ 3- D rotation: Các định dạng
xoay biểu đồ, định dạng 3- D...
+ Add Data lables: Thêm các nhãn
cho biểu đồ.
+ Format Data Series: Định dạng
cho các Series.
3.6. Biểu bảng
3.6.1.
Tạo bảng mới
a) Vẽ bảng
Vẽ bảng (Draw
Table) cho phép bạn vẽ bảng với bất cứ kích cỡ, hình dạng nào, tạo dòng,
cột, và ô có chiều cao và chiều rộng bất kỳ, và chỉnh sửa các ô về kích cỡ và
số lượng một cách nhanh chóng, tùy ý.
Dùng một trong các phương pháp
sau để kích hoạt tính năng Draw Table:
-
Trên tab Insert,
trong nhóm Tables, nhấp vào Table và rồi nhấp vào Draw Table.
-
Dưới ribbon Table
Tools, trên nhãn Design, trong
nhóm Draw Borders, nhấp vào Draw Table.
Bắt đầu bằng vẽ viền ngoài của
bảng
Nhấp vào khoảng bạn muốn đặt góc cao bên trái của bảng, và sau đó kéo tới
vị trí bạn muốn đặt góc thấp bên phải của bảng:
-
Để vẽ đường kẻ ngang, nhấp vào vị trí bắt đầu bên trái
của đường kẻ và kéo tới vị trí bạn muốn kết thúc
-
Để vẽ đường kẻ dọc, nhấp vào vị trí bạn muốn đặt đỉnh
đường kẻ và kéo xuống dưới vị trí đặt chân đường kẻ
-
Để vẽ đường kẻ chéo, nhấp chuột vào một góc của ô và
kéo nối sang góc đối diện của ô
- Dùng công cụ Eraser để xóa đường kẻ trong bảng
- Để tắt công cụ Draw Table hoặc Eraser, nhấp chuột vào nút đó
 |
b)
Chèn bảng
Tạo bảng đơn giản có chiều cao
dòng, độ rộng cột chẵn
Để chèn bảng, dùng một trong các
cách sau:
-
Trên tab Insert,
trong nhóm Tables, nhấp Table, sau đó kéo qua, xuống, hoặc theo
đường chéo trên lưới để xác định số cột và các
hàng
- Bảng có nhiều hơn 8 × 10,
dùng tính năng Insert Table
 |
3.6.2.
Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Có thể sắp xếp
thông tin trong bảng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần Loại dữ liệu sẽ quyết
định kiểu sắp xếp trong bảng và số lượng cột thông tin
Mở lệnh Sort bằng cách chọn các ô
(hoặc bảng), rồi dùng một trong các cách sau:
- Ở ribbon Table Tools, trên tab Layout, trong nhóm Data, nhấp vào Sort
- Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nhấp vào (Sort).
 |
+ Sort By: chọn cột cần sắp xếp
+ Type: Kiểu dữ liệu cần sắp xếp (tự động chọn phù hợp với nội dung) Text
(kiểu văn bản), Number (kiểu số), Date (kiểu ngày)
+ Ascending: Sắp xếp theo chiều
tăng dần
+ Descending: Sắp xếp theo
chiều giảm dần
+ Chọn các cột khóa phụ tùy thuộc
theo yêu cầu, lặp lại các bước đối với Then
by.
+ OK
3.6.3.
Tính toán dữ liệu trong word
Nháy chuột vào vị trí cần hiển thị kết quả. Vào Table Tools -> chọn
Layout -> chọn Formula:
- Formula: Gõ lệnh thực hiện tính toán.
- Number format: Định dạng kiểu kết quả hiển thị.
- Paste Function: Lựa chọn hàm.
Một số lệnh cơ
bản:
- SUM(LEFT): Tính tổng các trị
số bên trái con trỏ
- SUM(RIGHT): Tính tổng các
trị số bên phải con trỏ
- SUM(ABOVE): Tính tổng các
trị số bên trên con trỏ
- SUM(BELOW): Tính tổng các
trị số bên dưới con trỏ
Chú ý: Khi sử dụng các lệnh cơ
bản như trên thì các trị số tính toán phải liên tiếp nhau, không được phép ngắt
quãng.
PDF: Chia
sẻ tài liệu Word với những người khác có thể không có cài đặt chương trình Word. Giao diện được bảo tồn
nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu như trong Word. Nói chung làm giảm kích
thước tài liệu
Fax: Người nhận sẽ nhận được
văn bản in hoặc phiên bản trực tuyến. Không thể thay đổi định dạng đầu ra này.
E-mail
Attachment: Gửi
tài liệu dạng e-mail, hoặc đính kèm
Web Content: Thiết lập trang
web trên mạng nội bộ của tổ chức hoặc trên website
 |
Xem trước khi in: Có nhiều tùy chọn tương tự có sẵn để quản lý tài liệu trong chế độ xem dạng Print Layout hoặc Draft. Tab Print Preview bao gồm các lệnh để di chuyển xung quanh các chế độ xem này.
Vị trí chuột trên văn bản xem trước được hiển thị hoặc để phóng to hoặc
thu nhỏ độ phóng đại trước
In ấn: Một số cách khác nhau
để in với sự lựa chọn in tất cả hoặc một phần của văn bản. Để cài đặt các tùy
chọn in văn bản cụ thể, sử dụng một trong những cách sau:
- Nhấp vào Office Button và
chọn Print
- Nhấn tổ hợp phím 
+ 
+
- Trong chế độ Print Preview,
nhấp Print
Rated 4.6/5 based on 28 votes
0 Response to "Tin học - Chương 3: Soạn thảo văn bản"
Post a Comment